La Risposta Breve
Un progetto è un'impresa temporanea intrapresa per creare un prodotto, servizio o risultato unico. Ha un inizio e una fine definiti, obiettivi specifici e vincoli di tempo, costo e risorse.
Le due caratteristiche distintive sono: (1) È temporaneo — ha una data di inizio e fine, e (2) Produce qualcosa di unico — anche se un lavoro simile è stato fatto prima, questa specifica combinazione di circostanze è nuova.
Esempi di Progetti vs. Non-Progetti
Questi SONO Progetti
- Costruire un nuovo sito web aziendale
- Lanciare una nuova linea di prodotti
- Trasferire un ufficio in un nuovo edificio
- Implementare un nuovo sistema software
- Pianificare un evento o una conferenza aziendale
- Sviluppare un'applicazione mobile
Questi NON sono Progetti (Sono Operazioni)
- Elaborare gli ordini giornalieri dei clienti
- Rispondere ai ticket di supporto
- Eseguire la busta paga settimanale
- Mantenere l'attrezzatura esistente
- Pubblicare quotidianamente sui social media
- Rapporti finanziari mensili
Le Due Caratteristiche Definitive
Per qualificarsi come progetto, il lavoro deve avere entrambe queste caratteristiche. Mancarne una significa che probabilmente si tratta di operazioni, non di un progetto.
1. Temporaneo
Ogni progetto ha un inizio e una fine definiti. La fine arriva quando gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti, quando è chiaro che gli obiettivi non possono essere raggiunti o quando il progetto non è più necessario.
Importante: 'Temporaneo' si riferisce al progetto stesso, non necessariamente ai suoi risultati. Un progetto di costruzione è temporaneo, ma l'edificio che crea può durare per decenni. Un progetto di sviluppo software termina al lancio, ma il software continua a funzionare.
Esempio: Un progetto di 6 mesi per sviluppare una nuova app mobile. Una volta che l'app è stata lanciata e consegnata al team operativo per la manutenzione, il progetto è completo.
2. Unico
Un progetto crea qualcosa che non è mai esistito prima esattamente in questa forma. Anche se hai fatto un lavoro simile prima, ogni progetto ha elementi unici: stakeholder, vincoli, membri del team o circostanze diversi.
Importante: Unicità non significa completamente nuovo. Costruire la centesima casa in una lottizzazione è ancora un progetto perché questa specifica casa, con le sue specifiche condizioni del lotto, l'equipaggio e la tempistica, non è mai stata costruita prima.
Esempio: Ogni matrimonio è un progetto, anche se milioni di matrimoni avvengono ogni anno. Questo specifico matrimonio, con queste persone, questa location e questo budget, è unico.
Progetti vs. Operazioni: La Distinzione Critica
Comprendere la differenza tra lavoro di progetto e lavoro operativo è cruciale per l'allocazione delle risorse, il personale e le metriche di successo. Ecco come differiscono:
| Aspect | Project Work | Operational Work |
|---|---|---|
| Obiettivo | Creare qualcosa di nuovo o apportare un cambiamento | Sostenere e mantenere ciò che esiste |
| Durata | Temporaneo (ha una data di fine) | Continuo (in corso) |
| Tipo di Lavoro | Attività uniche, una tantum | Attività ripetitive, di routine |
| Team | Cross-funzionale, assemblato per il progetto | Permanente, dipartimenti funzionali |
| Budget | Spesa in conto capitale (CapEx) | Spesa operativa (OpEx) |
| Metrica di Successo | Consegnato in tempo, budget e ambito | Efficienza, uptime, coerenza |
| Livello di Rischio | Superiore (gestione degli imprevisti) | Inferiore (processi consolidati) |
Perché Questa Distinzione è Importante
Confondere progetti con operazioni porta a problemi organizzativi comuni:
Metriche sbagliate
Giudicare un progetto con metriche di efficienza operativa, o viceversa, porta a decisioni sbagliate. I progetti sono misurati dal raggiungimento di obiettivi unici; le operazioni sono misurate dalla coerenza e dall'efficienza.
Approccio di gestione sbagliato
I progetti necessitano di uno stile di gestione diverso dalle operazioni. I project manager si concentrano sulla navigazione nell'incertezza; i responsabili delle operazioni si concentrano sull'ottimizzazione dei processi noti.
Conflitti di risorse
Quando il lavoro di progetto e il lavoro operativo competono per le stesse persone, entrambi ne risentono. Una chiara categorizzazione aiuta nell'allocazione delle risorse.
Errori di budgeting
I progetti dovrebbero essere finanziati come investimenti con rendimenti attesi. Le operazioni dovrebbero essere finanziate come costi continui. Mescolarli distorce la pianificazione finanziaria.
Come si Connettono Progetti e Operazioni
Progetti e operazioni non sono nemici, sono partner in un ciclo continuo. I progetti creano nuove capacità, prodotti o cambiamenti. Le operazioni poi gestiscono e mantengono tali capacità.
Ad esempio, un progetto di sviluppo software crea una nuova applicazione. Una volta lanciata, l'applicazione viene consegnata alle operazioni per l'hosting, il supporto e la manutenzione. Successivamente, quando gli utenti richiedono nuove funzionalità importanti o la tecnologia diventa obsoleta, viene avviato un nuovo progetto per ricostruire o aggiornare il sistema.
Errori Comuni
Punti Chiave
- Un progetto è temporaneo (ha una fine definita) e unico (crea qualcosa di nuovo)
- Le operazioni sono continue e ripetitive: sostengono ciò che già esiste
- La stessa organizzazione ha bisogno sia di progetti (per crescere e cambiare) sia di operazioni (per funzionare in modo efficiente)
- La classificazione errata del lavoro porta a metriche sbagliate, approcci errati e conflitti di risorse
- I progetti creano risultati che le operazioni poi mantengono e gestiscono
