Comunicazione nei Team di Startup

La comunicazione è il sistema circolatorio di una startup: è il modo in cui informazioni, decisioni, contesto e priorità fluiscono attraverso l'organizzazione e consentono un'azione coordinata. Quando la comunicazione funziona bene, l'azienda si muove velocemente, rimane allineata e prende buone decisioni rapidamente. Quando si interrompe, si formano silos, le decisioni vengono prese senza un contesto adeguato, il lavoro viene duplicato o abbandonato e l'esecuzione ne risente in modi difficili da diagnosticare.

Le startup affrontano sfide di comunicazione uniche che le aziende consolidate non hanno. Tutti indossano più cappelli, quindi le persone hanno bisogno di contesto in molte aree diverse per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Le priorità cambiano frequentemente man mano che si impara dai clienti, quindi la comunicazione di ieri potrebbe essere completamente obsoleta oggi. I team sono spesso distribuiti in diverse località e fusi orari fin dall'inizio. E c'è una tensione costante tra muoversi velocemente e tenere tutti informati.

L'errore più grande che le startup commettono è cadere in uno dei due estremi: comunicare eccessivamente (troppe riunioni, troppi messaggi, interruzioni costanti, tutti in ogni discussione) o comunicare insufficientemente (silos che si sviluppano tra le funzioni, mancanza di contesto per le decisioni, decisioni importanti prese senza un input adeguato). Il punto ottimale è una comunicazione strutturata che fornisce chiarezza senza oneri.

I problemi di comunicazione si aggravano man mano che si cresce. Ciò che funziona naturalmente con 5 persone in una stanza si rompe con 15, e ciò che funziona con 15 fallisce con 50. Questa guida copre come costruire sistemi di comunicazione che si adattano alla tua startup, dai primi giorni in cui tutti sanno tutto alla fase di scalatura in cui la progettazione deliberata della comunicazione diventa fondamentale per mantenere la velocità di esecuzione.

L'investimento che fai nell'infrastruttura di comunicazione all'inizio paga dividendi man mano che scali. Le aziende che capiscono questo possono crescere rapidamente mantenendo l'allineamento. Le aziende che non lo fanno scoprono che i problemi di comunicazione diventano uno dei loro maggiori colli di bottiglia.

Le riunioni sono costose: consumano il tempo di tutti contemporaneamente, frammentano il lavoro profondo e creano oneri di coordinamento. Ma sono anche insostituibili per alcuni tipi di comunicazione: risoluzione di problemi complessi, conversazioni delicate, brainstorming creativo e costruzione di relazioni. L'obiettivo è un numero drasticamente inferiore di riunioni, ma di qualità drasticamente superiore.

Ogni riunione dovrebbe avere uno scopo chiaro che giustifichi il fatto di allontanare più persone dal loro lavoro, un'agenda condivisa in anticipo in modo che le persone possano prepararsi, le persone giuste (e solo le persone giuste) invitate, un limite di tempo definito che viene rispettato e risultati o decisioni documentati che creano valore oltre la riunione stessa.

Considera se ogni riunione ricorrente sta ancora fornendo un valore commisurato al tempo che costa. Molte riunioni iniziano perché sono realmente necessarie, poi continuano per abitudine molto tempo dopo che la necessità originale è passata. Controlla regolarmente il tuo calendario delle riunioni e annulla le riunioni che non valgono il loro tempo. Predefinisci l'asincrono e rendi le riunioni opt-in.

Le startup meglio gestite trattano le riunioni come ultima risorsa piuttosto che come primo istinto. Prima di programmare qualsiasi riunione, chiediti: potrebbe essere un documento, un thread Slack, un video Loom? Spesso la risposta è sì, e le alternative asincrone sono più inclusive, più documentate e più rispettose del tempo delle persone.

La comunicazione che funziona naturalmente con 5 persone si rompe con 15, e ciò che funziona con 15 fallisce con 50. Man mano che la tua startup cresce, devi evolvere deliberatamente i tuoi sistemi di comunicazione piuttosto che sperare che scalino da soli.

Le sfide comuni di scalatura includono: le informazioni non si diffondono più naturalmente perché non tutti sono nella stanza, si formano silos tra le funzioni man mano che crescono, i fondatori diventano colli di bottiglia perché troppa comunicazione passa attraverso di loro e il contesto si perde perché la memoria istituzionale non scala con la comunicazione verbale.

La soluzione è rendere i tuoi sistemi di comunicazione più strutturati e documentati man mano che cresci. Questo non significa più processi per il gusto di farlo, significa investire nell'infrastruttura che consente alle persone di rimanere informate e allineate senza richiedere che tutti siano presenti per tutto.