Documentazione nelle Startup

Nei primi giorni di una startup, la documentazione sembra completamente inutile: tutti sono nella stessa stanza, il contesto condiviso è naturalmente alto e puoi semplicemente chiedere a qualcuno se hai bisogno di informazioni. Perché perdere tempo a scrivere le cose quando potresti costruire un prodotto? Ma questo cambia più velocemente di quanto pensi, e quando ti rendi conto di aver bisogno di documentazione, sei già in ritardo.

Quando sei a 10 persone, c'è troppo da tenere in testa a tutti. Il contesto che i primi dipendenti danno per scontato non è ovvio per i nuovi assunti. A 20 persone, i nuovi assunti impiegano mesi per mettersi al passo senza documentazione, le persone senior trascorrono molto tempo a rispondere alle stesse domande ripetutamente e la conoscenza istituzionale esce dalla porta ogni volta che qualcuno se ne va.

La documentazione è il modo in cui si scala la conoscenza oltre ciò che può essere trasmesso verbalmente da persona a persona. Crea una memoria istituzionale che persiste anche quando le persone che hanno originariamente creato quella conoscenza vanno avanti. Abilita il lavoro asincrono perché le persone possono trovare risposte senza interrompere i colleghi. Riduce le riunioni perché il contesto è scritto piuttosto che spiegato ripetutamente in incontri sincroni.

Ma la documentazione ha un lato oscuro che devi capire: la documentazione obsoleta è in realtà peggio di nessuna documentazione. Quando le persone si fidano dei documenti e agiscono su informazioni errate, prendono decisioni sbagliate, perdono tempo e perdono fiducia nel sistema di documentazione in generale. Una documentazione di successo richiede non solo la creazione di documenti, ma anche la loro manutenzione attiva man mano che la tua comprensione, i processi e i prodotti si evolvono.

Questa guida copre come costruire pratiche di documentazione che forniscano un valore reale senza diventare un onere burocratico: documentazione pragmatica che ti aiuta a muoverti più velocemente piuttosto che rallentarti con oneri.

Strumenti e modelli contano, ma la cultura è ciò che determina se la documentazione viene effettivamente creata e mantenuta. Puoi avere la migliore piattaforma di documentazione del mondo e finire comunque con wiki vuoti se la documentazione non è valorizzata e praticata.

La cultura della documentazione inizia con la leadership. Se fondatori e dirigenti scrivono le cose, condividono il contesto nei documenti e fanno riferimento ai documenti nelle discussioni, il team impara che la documentazione è valorizzata e attesa. Se i leader comunicano verbalmente e non documentano mai, quella diventa la norma culturale.

Rendi la documentazione parte della definizione di 'fatto'. Una funzionalità non è spedita finché non è documentata. Una decisione non è presa finché il ragionamento non è catturato. Una riunione non è avvenuta se non ci sono note. Questo sembra pesante, ma diventa naturale con la pratica.

Celebra la buona documentazione. Quando qualcuno scrive un ottimo documento che fa risparmiare tempo agli altri, riconoscilo pubblicamente. Quando i nuovi assunti si mettono al passo rapidamente perché la documentazione è buona, dai credito agli autori dei documenti. Il rinforzo positivo modella il comportamento.