La Respuesta Corta
La documentación es cómo las startups escalan el conocimiento más allá de lo que se puede transmitir verbalmente de persona a persona. Una buena documentación reduce drásticamente las reuniones al proporcionar respuestas que las personas pueden encontrar por sí mismas, acelera la incorporación al dar a los nuevos empleados el contexto que necesitan para contribuir rápidamente, evita que las mismas discusiones se repitan porque el razonamiento está capturado, y permite el trabajo asíncrono a través de zonas horarias al crear conocimiento persistente y con capacidad de búsqueda. Pero la documentación necesita ser mantenida para ser valiosa: los documentos obsoletos y desactualizados son en realidad peores que no tener documentos porque la gente confía en ellos.
Escribe las cosas una vez para no tener que explicarlas cien veces. La hora dedicada a documentar algo importante se amortiza muchas veces en interrupciones reducidas, una incorporación más rápida y mejores decisiones.
Por Qué la Documentación Importa en las Startups
En los primeros días de una startup, la documentación parece completamente innecesaria: todos están en la misma sala, el contexto compartido es naturalmente alto y puedes simplemente preguntar a alguien si necesitas información. ¿Por qué perder el tiempo escribiendo cosas cuando podrías estar construyendo el producto? Pero esto cambia más rápido de lo que piensas, y para cuando te das cuenta de que necesitas documentación, ya estás atrasado.
Para cuando tienes 10 personas, hay demasiado que mantener en la cabeza de todos. El contexto que los primeros empleados dan por sentado no es obvio para los nuevos. Con 20 personas, los nuevos empleados tardan meses en ponerse al día sin documentación, las personas mayores dedican mucho tiempo a responder las mismas preguntas repetidamente, y el conocimiento institucional se va por la puerta cada vez que alguien se marcha.
La documentación es cómo escalas el conocimiento más allá de lo que se puede transmitir verbalmente de persona a persona. Crea una memoria institucional que persiste incluso cuando las personas que originalmente crearon ese conocimiento se marchan. Permite el trabajo asíncrono porque las personas pueden encontrar respuestas sin interrumpir a los colegas. Reduce las reuniones porque el contexto se escribe en lugar de explicarse repetidamente en reuniones síncronas.
Pero la documentación tiene un lado oscuro que debes entender: la documentación obsoleta y desactualizada es en realidad peor que no tener documentación. Cuando la gente confía en los documentos y actúa sobre información incorrecta, toma malas decisiones, pierde tiempo y pierde confianza en el sistema de documentación en general. Una documentación exitosa requiere no solo crear documentos, sino mantenerlos activamente a medida que tu comprensión, procesos y productos evolucionan.
Esta guía cubre cómo construir prácticas de documentación que proporcionen valor real sin convertirse en una carga burocrática: documentación pragmática que te ayuda a moverte más rápido en lugar de ralentizarte con la sobrecarga.
Principios de Documentación
Estos principios fundamentales deben guiar tu enfoque de la documentación. Son la diferencia entre documentos que ayudan y documentos que acumulan polvo:
Escribe para tu Yo Futuro
Al documentar, asume que el lector eres tú dentro de seis meses: has olvidado el contexto y necesitas entender rápidamente. Esta perspectiva te ayuda a incluir el nivel adecuado de detalle y contexto.
Suficientemente Bueno es Suficientemente Bueno
La documentación perfecta que nunca se escribe no ayuda a nadie. Un documento aproximado que capture los puntos clave es infinitamente más valioso que un documento pulido que nunca tienes tiempo de crear. Empieza con 'suficientemente bueno' y mejora con el tiempo.
El Mantenimiento es Parte del Trabajo
La documentación obsoleta es activamente perjudicial. Incorpora la revisión y actualización en tus procesos. Cuando notes algo desactualizado, corrígelo. Elimina los documentos que ya no sean relevantes.
La Facilidad de Búsqueda Importa
La documentación solo es útil si la gente puede encontrarla. Invierte en organización, convenciones de nomenclatura y búsqueda. Un documento que existe pero no se puede encontrar es como si no existiera.
Las Plantillas Reducen la Fricción
Crea plantillas para tipos de documentos comunes. Las plantillas hacen que la documentación sea más rápida de crear, más consistente y más fácil de consumir. Reducen la barrera para documentar cosas.
Propiedad y Responsabilidad
Los documentos importantes deben tener propietarios responsables de mantenerlos precisos. Sin propiedad, la documentación se deteriora. El propietario no escribe todo, pero asegura la precisión.
Tipos de Documentación Esenciales
Estos tipos de documentación proporcionan el mayor valor para la mayoría de las startups:
Documentación de Incorporación
Todo lo que los nuevos empleados necesitan para ponerse al día: contexto de la empresa, configuración de herramientas, normas del equipo, procesos clave
Examples: Guía de bienvenida, lista de verificación de configuración de herramientas, organigrama, glosario de términos
Guías Prácticas (How-To)
Instrucciones paso a paso para tareas y procesos recurrentes
Examples: Cómo desplegar, cómo presentar gastos, cómo solicitar tiempo libre, cómo dirigir un tipo de reunión
Registros de Decisiones
Captura decisiones importantes, las opciones consideradas y el razonamiento; crea memoria institucional
Examples: Por qué elegimos esta pila tecnológica, justificación de la decisión de precios, cambios en la estructura organizativa
Documentación de Referencia
Referencia técnica o de procesos que la gente consulta cuando es necesario
Examples: Documentación de API, especificaciones de producto, políticas de seguridad, guías de estilo
Notas de Reunión
Captura decisiones, puntos de discusión y elementos de acción de las reuniones
Examples: Notas de reuniones de equipo, resultados de sesiones de planificación, notas de 1:1
Documentación de Proyectos
Contexto e información sobre proyectos específicos: objetivos, estado, decisiones, aprendizajes
Examples: Resúmenes de proyectos, análisis post-mortem, planes de lanzamiento
Mejores Prácticas de Documentación
Aplica estas prácticas para crear documentación que realmente se utilice:
Empieza con una Plantilla
Crea plantillas para tus tipos de documentos comunes. Las plantillas reducen la fricción al empezar y aseguran la consistencia. Incluye indicaciones para la información que debe cubrirse.
Hazlo Escaneable
Usa encabezados, viñetas y párrafos cortos. La gente escanea antes de leer. Una pared de texto es intimidante y no se leerá. Haz que la información clave sea fácil de encontrar de un vistazo.
Incluye el Porqué
No solo documentes el qué, documenta el porqué. Comprender el razonamiento ayuda a las personas a aplicar la información de manera adecuada y a tomar buenas decisiones cuando las circunstancias difieren.
Fecha y Versión
Incluye cuándo se actualizaron los documentos por última vez y por quién. Esto ayuda a los lectores a evaluar si la información está actualizada. Para documentos que se actualizan con frecuencia, considera un registro de cambios.
Enlaza, No Dupliques
Al referenciar información que existe en otro lugar, enlaza a ella en lugar de copiarla. La información duplicada se desincroniza. Una única fuente de verdad es más fácil de mantener.
Archiva en Lugar de Eliminar
Cuando la documentación quede obsoleta, archívala en lugar de eliminarla. El contexto histórico a menudo es valioso para entender por qué las cosas son como son.
Herramientas de Documentación
Elige una herramienta de documentación que tu equipo realmente utilizará de forma consistente:
Edworking Docs
Integrado con tareas y chat: documentación en contexto donde ocurre el trabajo
Notion
Flexible, potente, combina documentos con bases de datos, una opción popular para startups
Confluence
Wiki de nivel empresarial, fuerte para equipos más grandes o más estructurados
GitBook
Documentación hermosa, ideal para documentos técnicos y contenido público
Google Docs
Simple, familiar, buena colaboración, a menudo suficiente para etapas tempranas
Slite
Diseñado para bases de conocimiento internas, limpio y simple
Construyendo una Cultura de Documentación
Las herramientas y plantillas importan, pero la cultura es lo que determina si la documentación realmente se crea y se mantiene. Puedes tener la mejor plataforma de documentación del mundo y aun así terminar con wikis vacías si la documentación no se valora y se practica.
La cultura de documentación comienza con el liderazgo. Si los fundadores y ejecutivos escriben las cosas, comparten el contexto en documentos y hacen referencia a los documentos en las discusiones, el equipo aprende que la documentación es valorada y esperada. Si los líderes se comunican verbalmente y nunca documentan, esa se convierte en la norma cultural.
Haz de la documentación parte de la definición de 'hecho'. Una característica no se entrega hasta que está documentada. Una decisión no se toma hasta que se captura el razonamiento. Una reunión no ocurrió si no hay notas. Esto suena pesado, pero se vuelve natural con la práctica.
Celebra la buena documentación. Cuando alguien escribe un gran documento que ahorra tiempo a otros, reconócelo públicamente. Cuando los nuevos empleados se ponen al día rápidamente porque la documentación es buena, da crédito a los autores del documento. El refuerzo positivo moldea el comportamiento.
Puntos Clave
- La documentación es cómo escalas el conocimiento más allá de la transmisión verbal de persona a persona
- Una buena documentación reduce las reuniones, acelera drásticamente la incorporación y permite el trabajo asíncrono a través de zonas horarias
- La documentación obsoleta es peor que no tener documentación: el mantenimiento es esencial y debe integrarse en los procesos
- Escribe para tu yo futuro que ha olvidado todo el contexto y necesita entender rápidamente
- Suficientemente bueno es suficientemente bueno: los documentos perfectos que nunca se escriben no ayudan absolutamente a nadie
- Invierte fuertemente en la facilidad de búsqueda a través de la organización, convenciones de nomenclatura y capacidades de búsqueda
- Utiliza plantillas para reducir la fricción, aumentar la consistencia y disminuir la barrera para la documentación
- Asigna propietarios a los documentos importantes para asegurar que se mantengan precisos con el tiempo
- Construye una cultura de documentación donde escribir las cosas sea esperado, valorado y practicado desde el liderazgo hacia abajo
