Qu'est-ce que PRINCE2 en termes simples ?
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) est une méthodologie de gestion de projet structurée et basée sur les processus, conçue pour les grandes organisations, les gouvernements et les industries fortement réglementées. Elle se concentre sur le contrôle, la gouvernance et la justification commerciale continue – se demandant constamment 'Ce projet vaut-il toujours la peine d'être réalisé ?' Le cadre est construit autour de 7 Principes, 7 Thèmes et 7 Processus qui offrent une approche complète mais adaptable à la gestion de projets.
PRINCE2 répond à la question : 'Comment maintenir le contrôle et la gouvernance sur des projets complexes tout en assurant une valeur commerciale continue ?'
L'accent sur le Business Case : La philosophie centrale de PRINCE2
Contrairement à d'autres méthodologies qui se concentrent principalement sur 'faire avancer les choses', PRINCE2 est obsédé par une question fondamentale : 'Ce projet vaut-il toujours la peine d'être réalisé ?' Le Business Case est le document central qui justifie l'existence du projet, et il doit rester valide tout au long du cycle de vie du projet. Si le Business Case n'est plus viable – parce que les circonstances ont changé, les coûts ont augmenté ou les avantages ont diminué – PRINCE2 exige l'arrêt du projet. Cela évite les 'projets zombies' qui consomment des ressources sans livrer de valeur.
PRINCE2 a été développé par la Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA, maintenant OGC) du gouvernement britannique en 1989, initialement pour les projets informatiques. Il a été mis à jour en 1996, 2009 et 2017 pour devenir une méthodologie générique de gestion de projet. Aujourd'hui, c'est la norme de facto au Royaume-Uni, en Europe, en Australie et dans de nombreuses agences gouvernementales du monde entier.
Les 7 principes : Les non-négociables
Les 7 principes de PRINCE2 sont les obligations directrices qui déterminent si un projet est réellement géré en utilisant PRINCE2. Ceux-ci sont non négociables – si vous ne suivez pas les 7, vous ne faites pas de PRINCE2 :
1. Justification commerciale continue
Le projet doit avoir une raison d'être justifiable, documentée dans le Business Case. Cette justification doit rester valide tout au long du projet. À chaque limite de phase, le Business Case est révisé. S'il n'est plus viable (les coûts ont augmenté, les avantages ont diminué, les priorités stratégiques ont changé), le projet doit être arrêté – et non poursuivi par inertie ou par l'erreur des coûts irrécupérables.
2. Apprendre de l'expérience
Les équipes PRINCE2 doivent activement rechercher, enregistrer et appliquer les leçons des projets précédents et du projet actuel. Un journal des leçons capture ce qui est appris pendant le projet. Cette connaissance doit éclairer la façon dont le projet est géré et être partagée avec l'organisation pour les projets futurs. Sans cela, les organisations répètent les mêmes erreurs.
3. Rôles et responsabilités définis
Toutes les personnes impliquées doivent savoir exactement de quoi elles sont responsables – il ne doit y avoir aucune ambiguïté quant à qui prend quelles décisions. PRINCE2 définit une structure claire : Comité de pilotage (décideurs), Chef de projet (gestion quotidienne), Chef d'équipe (livraison) et Support de projet (administration). Cette clarté évite les lacunes et les chevauchements.
4. Gérer par étapes
Le projet est planifié, surveillé et contrôlé étape par étape. À la fin de chaque étape, le Comité de pilotage examine les progrès, évalue le Business Case et décide de poursuivre ou non. Cela fournit des points de décision où le projet peut être arrêté, redirigé ou poursuivi avec des plans ajustés. Pensez aux étapes comme des points de contrôle avec des décisions formelles 'go/no-go'.
5. Gérer par exception
Définir des tolérances (variation acceptable) pour chaque objectif : temps, coût, portée, risque, qualité et avantages. Le Chef de projet gère dans ces tolérances sans escalade. Ce n'est que lorsque les tolérances sont prévues d'être dépassées qu'une escalade se produit. Cela autonomise le Chef de projet tout en donnant au Comité de pilotage le contrôle sans microgestion. C'est le principe de l''escalade uniquement si nécessaire'.
6. Se concentrer sur les produits
Un projet réussi est orienté vers les résultats, et non vers les activités. PRINCE2 met l'accent sur la définition des produits (livrables) avec des critères de qualité clairs avant de planifier le travail pour les créer. Les descriptions de produits spécifient à quoi ressemble chaque livrable une fois 'fini'. Cela évite le piège d'être occupé sans livrer de valeur – les activités doivent mener à des produits définis.
7. Adapter à l'environnement du projet
PRINCE2 doit être adapté à la taille, à la complexité, à l'importance et à l'environnement du projet. Un petit projet interne n'a pas besoin de la même gouvernance qu'un programme gouvernemental pluriannuel. L'adaptation signifie appliquer PRINCE2 de manière appropriée – en utilisant plus ou moins de formalisme, en combinant les rôles, en ajustant la documentation – sans abandonner les principes. PRINCE2 est un cadre, pas une prescription rigide.
Les 7 thèmes : Aspects à aborder en continu
Les thèmes sont des aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés en continu tout au long du projet. Ils répondent à la question 'Que doit être fait ?' tout au long du cycle de vie du projet :
Business Case
Pourquoi ce projet vaut-il la peine d'être réalisé ? Le Business Case capture la justification et est continuellement mis à jour et validé.
Organisation
Qui est impliqué et quelles sont leurs responsabilités ? Définit la structure du projet, les rôles et les responsabilités.
Qualité
Quelle qualité est attendue et comment sera-t-elle atteinte ? La gestion de la qualité garantit que les produits répondent à leurs critères d'acceptation.
Plans
Comment y arriverons-nous ? Les plans à plusieurs niveaux (projet, étape, équipe) fournissent la feuille de route.
Risque
Qu'est-ce qui pourrait mal tourner et comment le gérons-nous ? La gestion des risques identifie, évalue et contrôle l'incertitude.
Changement
Comment gérons-nous les changements par rapport à la portée convenue ? Le contrôle des changements gère les demandes de changements, les problèmes et la configuration.
Progression
Où en sommes-nous, où allons-nous et devons-nous continuer ? Le suivi et le reporting des progrès permettent le contrôle.
Les 7 processus : Piloter le projet du démarrage à la clôture
Les processus sont les activités qui transforment les intrants en extrants. Ils décrivent ce qui doit se passer et quand pendant le projet. PRINCE2 a 7 processus qui couvrent l'ensemble du cycle de vie du projet :
Démarrer un projet (SU)
Les activités pré-projet qui garantissent qu'il existe un projet viable qui mérite d'être initié. Produit le Project Brief et détermine si le projet doit passer à l'initiation.
Diriger un projet (DP)
Les activités du Comité de pilotage : autoriser l'initiation, autoriser le projet, autoriser les étapes, donner des directives ad hoc et autoriser la clôture du projet. C'est la couche de gouvernance.
Initier un projet (IP)
Établir des bases solides en créant la Documentation d'Initiation de Projet (PID). Cela inclut le Business Case détaillé, l'approche du projet et tous les plans nécessaires pour contrôler le projet.
Contrôler une étape (CS)
Les activités quotidiennes du Chef de projet : attribuer le travail, suivre les progrès, capturer les problèmes et les risques, faire des rapports et prendre des mesures correctives. C'est là que se déroule la majeure partie de l'activité de gestion de projet.
Gérer la livraison des produits (MP)
L'interface entre le Chef de projet et le Chef d'équipe. Garantit que les lots de travaux sont correctement autorisés, exécutés et livrés conformément aux attentes de qualité.
Gérer une limite d'étape (SB)
Activités à la fin de chaque étape : rapport sur l'achèvement de l'étape, planification de l'étape suivante, mise à jour du Business Case et du registre des risques, et préparation de la revue du Comité de pilotage.
Clôturer un projet (CP)
Clôture formelle du projet : confirmation de la livraison des produits, documentation des leçons, préparation du transfert et obtention de l'autorisation du Comité de pilotage pour la clôture. Aucun projet ne devrait simplement 's'éteindre'.
Rôles clés dans PRINCE2
PRINCE2 définit une structure de gouvernance claire avec des rôles distincts. Le Comité de pilotage fournit une direction stratégique tandis que le Chef de projet gère le quotidien :
Le Comité de pilotage (Décideurs stratégiques)
Exécutif
Le seul décideur responsable. Possède le Business Case. Préside le Comité de pilotage. S'assure que le projet livre de la valeur. Ce rôle ne peut pas être partagé – une seule personne est ultimement responsable.
Utilisateur Senior
Représente les utilisateurs qui utiliseront le produit ou seront affectés par les résultats. Responsable de la spécification des exigences utilisateur et de la confirmation que le produit y répond. Peut représenter plusieurs groupes d'utilisateurs.
Fournisseur Senior
Représente ceux qui concevront, développeront et mettront en œuvre le produit. Fournit les ressources et l'expertise. Responsable de l'intégrité technique de la solution. Peut représenter plusieurs fournisseurs.
Rôles de livraison
Chef de projet
Responsable de la gestion quotidienne dans les contraintes fixées par le Comité de pilotage. Planifie, surveille, contrôle et fait des rapports. Ne prend pas de décisions stratégiques – escalade lorsque les tolérances sont menacées.
Chef d'équipe
Responsable de la livraison de produits spécifiques à la qualité requise dans les contraintes de temps et de coût. Gère l'équipe qui effectue le travail. Rend compte au Chef de projet.
Assurance Projet
Fournit une supervision indépendante au Comité de pilotage. S'assure que le projet reste sur la bonne voie, suit les normes et maintient la valeur commerciale. Ne peut pas être délégué au Chef de projet.
Avantages et inconvénients de PRINCE2
Avantages
- Gouvernance forte avec des rôles et responsabilités clairs
- La justification commerciale continue prévient les investissements inutiles
- L'approche par étapes offre des points de contrôle réguliers
- Évolutif – peut être adapté à toute taille de projet
- Certification largement reconnue, en particulier au Royaume-Uni/Europe/Australie
- Documentation complète supportant les audits et la conformité
Défis
- •Peut être lourd en documentation s'il n'est pas correctement adapté
- •Perçu comme bureaucratique pour les petits projets rapides
- •Nécessite une formation pour être mis en œuvre correctement
- •Moins adapté aux travaux très incertains et exploratoires
- •Peut ralentir la prise de décision si la gouvernance est excessive
- •Moins populaire sur le marché américain par rapport à PMI/PMBOK
Quand utiliser PRINCE2
PRINCE2 est particulièrement bien adapté pour :
Use PRINCE2 When:
- •Projets complexes et de grande envergure avec des budgets importants
- •Projets gouvernementaux et du secteur public
- •Projets nécessitant une gouvernance forte et des pistes d'audit
- •Organisations avec des bureaux de gestion de projet (PMO) formels
- •Projets multi-parties prenantes avec des exigences d'approbation complexes
- •Royaume-Uni, Europe et Australie où PRINCE2 est la norme
Quand PRINCE2 pourrait ne pas être idéal
- •Petits projets rapides où l'agilité est primordiale
- •Projets très innovants avec des exigences floues
- •Organisations qui n'ont pas investi dans la formation PRINCE2
- •Organisations basées aux États-Unis plus familières avec le PMBOK
Points clés à retenir
- 1PRINCE2 est construit sur 7 Principes (non négociables), 7 Thèmes (quoi aborder) et 7 Processus (quoi faire)
- 2La Justification Commerciale Continue est centrale – les projets sans Business Case valide doivent s'arrêter
- 3Des rôles clairs (Exécutif, Utilisateur Senior, Fournisseur Senior) assurent une gouvernance sans ambiguïté
- 4La gestion par étapes crée des points de contrôle ; la gestion par exception autonomise le Chef de projet
- 5L'adaptation est requise – PRINCE2 doit être adapté au contexte du projet
- 6PRINCE2 offre structure et contrôle, le rendant idéal pour les environnements à forte gouvernance
