La Réponse Courte
La documentation est la façon dont les startups étendent les connaissances au-delà de ce qui peut être transmis verbalement de personne à personne. Une bonne documentation réduit considérablement les réunions en fournissant des réponses que les gens peuvent trouver eux-mêmes, accélère l'intégration en donnant aux nouvelles recrues le contexte dont elles ont besoin pour contribuer rapidement, empêche les mêmes discussions de se répéter car le raisonnement est capturé, et permet le travail asynchrone à travers les fuseaux horaires en créant des connaissances persistantes et consultables. Mais la documentation doit être maintenue pour être précieuse – des documents obsolètes sont en fait pires que pas de documents du tout parce que les gens leur font confiance.
Écrivez les choses une fois pour ne pas avoir à les expliquer cent fois. L'heure passée à documenter quelque chose d'important est rentabilisée de nombreuses fois en interruptions réduites, intégration plus rapide et meilleures décisions.
Pourquoi la documentation est importante dans les startups
Aux tout débuts d'une startup, la documentation semble complètement inutile – tout le monde est dans la même pièce, le contexte partagé est naturellement élevé, et vous pouvez simplement demander à quelqu'un si vous avez besoin d'informations. Pourquoi perdre du temps à écrire des choses quand vous pourriez construire un produit ? Mais cela change plus vite que vous ne le pensez, et au moment où vous réalisez que vous avez besoin de documentation, vous êtes déjà en retard.
Au moment où vous êtes 10 personnes, il y a trop de choses à garder dans la tête de chacun. Le contexte que les premiers employés tiennent pour acquis n'est pas évident pour les nouvelles recrues. À 20 personnes, les nouvelles recrues mettent des mois à se mettre à niveau sans documentation, les personnes expérimentées passent un temps considérable à répondre aux mêmes questions à plusieurs reprises, et la connaissance institutionnelle s'en va chaque fois que quelqu'un part.
La documentation est la façon dont vous étendez les connaissances au-delà de ce qui peut être transmis verbalement de personne à personne. Elle crée une mémoire institutionnelle qui persiste même lorsque les personnes qui ont initialement créé ces connaissances passent à autre chose. Elle permet le travail asynchrone car les gens peuvent trouver des réponses sans interrompre leurs collègues. Elle réduit les réunions car le contexte est écrit plutôt que d'être expliqué à plusieurs reprises lors de rassemblements synchrones.
Mais la documentation a un côté sombre que vous devez comprendre : une documentation obsolète est en fait pire que pas de documentation du tout. Lorsque les gens font confiance aux documents et agissent sur des informations incorrectes, ils prennent de mauvaises décisions, perdent du temps et perdent confiance dans le système de documentation global. Une documentation réussie exige non seulement de créer des documents, mais aussi de les maintenir activement à mesure que votre compréhension, vos processus et vos produits évoluent.
Ce guide couvre comment construire des pratiques de documentation qui apportent une réelle valeur sans devenir une charge bureaucratique – une documentation pragmatique qui vous aide à avancer plus vite plutôt qu'à vous ralentir avec des frais généraux.
Principes de documentation
Ces principes fondamentaux devraient guider votre approche de la documentation. Ils font la différence entre les documents qui aident et ceux qui prennent la poussière :
Écrivez pour votre futur moi
Lorsque vous documentez, supposez que le lecteur est vous dans six mois – vous avez oublié le contexte et avez besoin de comprendre rapidement. Cette perspective vous aide à inclure le bon niveau de détail et de contexte.
Assez bon est assez bon
Une documentation parfaite qui n'est jamais écrite n'aide personne. Un document sommaire qui capture les points clés est infiniment plus précieux qu'un document peaufiné que vous n'avez jamais le temps de créer. Commencez par 'assez bon' et améliorez avec le temps.
La maintenance fait partie du travail
Une documentation obsolète est activement nuisible. Intégrez la révision et la mise à jour dans vos processus. Lorsque vous remarquez quelque chose de périmé, corrigez-le. Supprimez les documents qui ne sont plus pertinents.
La trouvabilité compte
La documentation n'est utile que si les gens peuvent la trouver. Investissez dans l'organisation, les conventions de nommage et la recherche. Un document qui existe mais ne peut être trouvé est aussi bon qu'inexistant.
Les modèles réduisent les frictions
Créez des modèles pour les types de documents courants. Les modèles rendent la documentation plus rapide à créer, plus cohérente et plus facile à consommer. Ils abaissent la barrière à la documentation.
Propriété et Responsabilité
Les documents importants devraient avoir des propriétaires responsables de leur exactitude. Sans propriété, la documentation se dégrade. Le propriétaire n'écrit pas tout mais assure l'exactitude.
Types de documentation essentiels
Ces types de documentation apportent le plus de valeur à la plupart des startups :
Documentation d'intégration
Tout ce dont les nouvelles recrues ont besoin pour se mettre à niveau – contexte de l'entreprise, configuration des outils, normes d'équipe, processus clés
Examples: Guide de bienvenue, liste de contrôle de configuration des outils, organigramme, glossaire des termes
Guides pratiques
Instructions étape par étape pour les tâches et processus récurrents
Examples: Comment déployer, comment déposer des dépenses, comment demander des congés, comment animer un type de réunion
Registres de décisions
Capture les décisions importantes, les options considérées et le raisonnement – crée une mémoire institutionnelle
Examples: Pourquoi nous avons choisi cette pile technologique, justification de la décision de tarification, changements de structure organisationnelle
Documentation de référence
Référence technique ou de processus que les gens consultent au besoin
Examples: Docs API, spécifications produit, politiques de sécurité, guides de style
Notes de réunion
Capture les décisions, les points de discussion et les éléments d'action des réunions
Examples: Notes de réunion d'équipe, résultats de session de planification, notes d'entretiens individuels
Documentation de projet
Contexte et informations sur des projets spécifiques – objectifs, statut, décisions, apprentissages
Examples: Briefs de projet, post-mortems, plans de lancement
Meilleures pratiques de documentation
Appliquez ces pratiques pour créer une documentation qui est réellement utilisée :
Commencez par un modèle
Créez des modèles pour vos types de documents courants. Les modèles réduisent les frictions au démarrage et assurent la cohérence. Incluez des invites pour les informations qui devraient être couvertes.
Gardez-le lisible rapidement
Utilisez des titres, des puces et des paragraphes courts. Les gens scannent avant de lire. Un mur de texte est intimidant et ne sera pas lu. Rendez les informations clés faciles à trouver en un coup d'œil.
Incluez le pourquoi
Ne documentez pas seulement le quoi, documentez le pourquoi. Comprendre le raisonnement aide les gens à appliquer l'information de manière appropriée et à prendre de bonnes décisions lorsque les circonstances diffèrent.
Date et version
Indiquez la date de la dernière mise à jour des documents et par qui. Cela aide les lecteurs à évaluer si l'information est à jour. Pour les documents fréquemment mis à jour, envisagez un journal des modifications.
Liez, ne dupliquez pas
Lorsque vous référencez des informations qui existent ailleurs, créez un lien plutôt que de les copier. Les informations dupliquées se désynchronisent. Une source unique de vérité est plus facile à maintenir.
Archivez plutôt que de supprimer
Lorsque la documentation devient obsolète, archivez-la plutôt que de la supprimer. Le contexte historique est souvent précieux pour comprendre pourquoi les choses sont telles qu'elles sont.
Outils de documentation
Choisissez un outil de documentation que votre équipe utilisera réellement de manière cohérente :
Edworking Docs
Intégré aux tâches et au chat – documentation en contexte là où le travail se déroule
Notion
Flexible, puissant, combine documents et bases de données – choix populaire pour les startups
Confluence
Wiki de niveau entreprise, solide pour les équipes plus grandes ou plus structurées
GitBook
Belle documentation, excellente pour les documents techniques et le contenu public
Google Docs
Simple, familier, bonne collaboration – souvent suffisant pour les phases de démarrage
Slite
Conçu pour les bases de connaissances internes, propre et simple
Construire une culture de la documentation
Les outils et les modèles comptent, mais c'est la culture qui détermine si la documentation est réellement créée et maintenue. Vous pouvez avoir la meilleure plateforme de documentation au monde et vous retrouver avec des wikis vides si la documentation n'est pas valorisée et pratiquée.
La culture de la documentation commence par le leadership. Si les fondateurs et les dirigeants écrivent les choses, partagent le contexte dans les documents et référencent les documents dans les discussions, l'équipe apprend que la documentation est valorisée et attendue. Si les leaders communiquent verbalement et ne documentent jamais, cela devient la norme culturelle.
Faites de la documentation une partie de la définition du 'fini'. Une fonctionnalité n'est pas livrée tant qu'elle n'est pas documentée. Une décision n'est pas prise tant que le raisonnement n'est pas capturé. Une réunion n'a pas eu lieu s'il n'y a pas de notes. Cela semble lourd, mais cela devient naturel avec la pratique.
Célébrez la bonne documentation. Quand quelqu'un écrit un excellent document qui fait gagner du temps aux autres, reconnaissez-le publiquement. Quand les nouvelles recrues se mettent rapidement à niveau grâce à une bonne documentation, félicitez les auteurs des documents. Le renforcement positif façonne le comportement.
Points Clés à Retenir
- La documentation est la façon dont vous étendez les connaissances au-delà de la transmission verbale de personne à personne
- Une bonne documentation réduit les réunions, accélère considérablement l'intégration et permet le travail asynchrone à travers les fuseaux horaires
- Une documentation obsolète est pire que pas de documentation – la maintenance est essentielle et doit être intégrée aux processus
- Écrivez pour votre futur moi qui a oublié tout le contexte et a besoin de comprendre rapidement
- Assez bon est assez bon – des documents parfaits qui ne sont jamais écrits n'aident absolument personne
- Investissez massivement dans la trouvabilité grâce à l'organisation, aux conventions de nommage et aux capacités de recherche
- Utilisez des modèles pour réduire les frictions, augmenter la cohérence et abaisser la barrière à la documentation
- Attribuez des propriétaires aux documents importants pour garantir leur exactitude au fil du temps
- Construisez une culture de la documentation où l'écriture est attendue, valorisée et pratiquée, du leadership jusqu'aux employés
