Definitivamente has escuchado las frases "diagrama de Gantt" y "línea de tiempo" con frecuencia. Probablemente has utilizado estas herramientas para planificar tus metas personales o para gestionar un proyecto. Sin embargo, debido a que son tan similares, algunas personas están confundidas sobre cuál es cuál. Pero, ¿exactamente para qué sirven estos gráficos?
Cuando los miras como líder de un proyecto, el diagrama de Gantt y la línea de tiempo parecen diferentes, pero tienen el mismo propósito y diseño, algo así como comparar un gráfico circular con un gráfico de barras.
En este blog, discutiremos todo lo que hay que saber sobre los diagramas de Gantt versus las líneas de tiempo, cuál es su propósito, cómo funcionan y cómo y cuándo utilizarlos eficazmente para garantizar el éxito de tu proyecto.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es probablemente la herramienta de gestión de proyectos más conocida y utilizada para visualizar un proyecto en el que estás trabajando.
Es una representación gráfica de la línea de tiempo de un proyecto que muestra las fechas de inicio y finalización, la duración y las dependencias de un proyecto. El eje horizontal denota el tiempo que ha transcurrido en uno o más proyectos. Cada actividad del proyecto se representa en el eje vertical. Por lo general, se incluirá un período de tiempo en la parte inferior del gráfico para que puedas ver aproximadamente cuánto tiempo llevó finalizar cada trabajo y cuándo comenzó o terminó.
¿Por qué y cuándo deberías usarlo?
Los diagramas de Gantt son una excelente herramienta para que los líderes de proyecto y sus equipos visualicen sus proyectos. Ayudan a los gerentes de proyecto a comprender dónde están y hacia dónde se dirigen, lo cual es fundamental para cualquier organización exitosa.
Cuando te sientas abrumado por las tareas y hayas perdido el enfoque en un proyecto, es un momento perfecto para usar los diagramas de Gantt. Son simples de usar, fáciles de entender y visualmente atractivos. Son muy útiles para la automatización de tareas y el seguimiento y la presentación de informes, que pueden consumir mucho tiempo si se hacen manualmente. Los diagramas de Gantt destacan en estas áreas:
Informes de Proyecto
Los informes de proyecto permiten a la gerencia analizar el estado general de un proyecto, especialmente su línea de tiempo, objetivos y presupuesto, entre otras cosas. Sus inversionistas o accionistas deben comprender en qué etapa se encuentra el proyecto. Debido a su diseño sencillo y agradable a la vista, los diagramas de Gantt resultan útiles en esta situación. Los inversores tendrán información más precisa, planes y expectativas, así como una mejor comprensión del flujo de trabajo, la eficacia, la productividad y la duración del proyecto.
Seguimiento de Proyecto
Los diagramas de Gantt pueden ayudar en la planificación y visualización de todas las tareas y el plazo del proyecto completo. Ayudan a definir lo que se conoce como el camino correcto de un proyecto, que se refiere a una serie de acciones y tareas necesarias que llevan más tiempo en completarse. Este proceso también es una estrategia de gestión que ayuda a desarrollar las actividades necesarias para terminar un proyecto, calcular el tiempo para cada trabajo y la duración total, identificar las dependencias e interdependencias, asignar y redistribuir recursos y personas, y mucho más.
Beneficios del Uso del Diagrama de Gantt
Puede explicar fácilmente la estrategia del proyecto a su equipo
La comunicación es esencial en la gestión de proyectos, quizás uno de los mayores beneficios de los diagramas de Gantt es una comunicación de proyectos más clara y mejor.
Puede planificar su horario inicial
Un diagrama de Gantt puede ser una herramienta útil para desarrollar su primer proceso y estrategia de proyecto. El principal beneficio de adoptar un diagrama de Gantt como punto de partida para la fase de planificación es que es visible.
Completar proyectos a tiempo
Un diagrama de Gantt es similar a un mapa en el que se muestran las alternativas del proyecto. Se vuelve más fácil entregar a tiempo cuando un proyecto a largo plazo se divide en piezas de trabajo más pequeñas. Puede ver todo el proyecto y su plazo. Al tener una perspectiva clara de los objetivos y fechas críticas, cumplir los horarios de tareas se convierte en un proceso sencillo utilizando los diagramas de Gantt.
Evitar la sobrecarga de recursos
Un diagrama de Gantt le permite asignar tareas a diferentes personas y coordinar los recursos del equipo sin sobrecargar a las personas. Una tarea es más segura de completarse a tiempo cuando se manejan eficazmente los recursos.
¿Qué es una vista de línea de tiempo?
Por otro lado, una línea de tiempo difiere de un diagrama de Gantt en que a menudo carece de columnas verticales y horizontales. Simplemente ilustra el camino que debes seguir.
La línea de tiempo proporciona una representación visual de cómo se conecta el trabajo del equipo. La vista de línea de tiempo le permite simplemente diseñar proyectos y cambiar los planes para ayudar a los equipos a cumplir con los plazos. Puede utilizarla para examinar cómo interactúan sus diversas actividades y proyectos con el tiempo.
¿Por qué y cuándo debería usarla?
La vista de línea de tiempo es para un equipo que trabaja con un calendario y necesita obtener de manera confiable una idea de cómo se unen diariamente y trimestralmente el trabajo, desde la gestión de proyectos y la preparación de eventos en línea hasta la fijación de objetivos. A continuación, se presentan algunos ejemplos de cómo su equipo puede utilizar la vista de línea de tiempo:
- Explique el horario a los miembros del equipo para estimular su deseo de colaborar en él y mantenerlos actualizados en cuanto a su posición en referencia a ese horario a medida que avanzan en él.
- Comparta el cronograma con las partes interesadas para que puedan comprender cómo van las cosas, cuándo se completarán las actividades y qué debe suceder antes.
- Comunique la conclusión general del proyecto, es decir, cuándo estará en línea, a todas las partes involucradas.
Beneficios de usar una línea de tiempo
Le permite elegir los eventos relevantes y planificar en consecuencia
Proporciona la capacidad de capturar sus intenciones para las actividades críticas que ha planeado con anticipación, como reuniones con el propietario, miembros del personal o el gerente del proyecto. Esta es una herramienta de vanguardia que lo protegerá al evitar que se retrase o olvide una reunión planificada u otras actividades críticas.
Lo mantiene informado sobre las tareas futuras
La línea de tiempo está construida de tal manera que podrá seguir fácilmente las tareas pendientes del proyecto. Está construido de la misma manera que un diagrama de flujo, con barras verticales que conectan los eventos o tareas. Muestra qué tarea está realizando y cuál está por venir, lo que le permite planificar con anticipación y le permite realizar algún trabajo preliminar o reunir los materiales necesarios para comenzar la próxima actividad.
Revisar fácilmente los detalles del proyecto
Revisar fácilmente los detalles del proyecto mientras impresiona a su supervisor o propietario del proyecto. También es muy simple ofrecer una perspectiva de su viaje completo durante la finalización del trabajo que muestra los hechos básicos y breves de cada evento que visitó y las tareas que usted y sus colegas completaron a tiempo, mostrando todo el plan detallado.
Diagrama de Gantt vs línea de tiempo
El diagrama de Gantt vs la línea de tiempo muestra gráficamente los tiempos de inicio y finalización de cada trabajo en una barra horizontal que se muestra en un período de tiempo como días, semanas o meses.
Esta representación gráfica ilustra claramente el estado de cada tarea, actividad o hito en relación con otros eventos y actividades en el proyecto.
Principal diferencia entre un diagrama de Gantt y una línea de tiempo
Un diagrama de Gantt es un diagrama de red que muestra los pasos del proceso y las tareas de manera cronológica. Un diagrama de Gantt básico contiene tres columnas, una para cada etapa de su proyecto o tarea, y filas que representan todas sus actividades dentro de la fase.
La vista de línea de tiempo, por otro lado, es ideal para mostrar un plan de gestión de proyectos a las partes interesadas. Es fácil de crear y distribuir, así como fácil de entender y actualizar. El estilo de la línea de tiempo hace que sea fácil agregar proyectos, subtareas y hitos. También puede asignar recursos y asociarlos con requisitos de tareas.
¿Cómo usarlos?
A pesar de que los diagramas de Gantt tienen más capacidades y proporcionan una mayor profundidad de datos que las líneas de tiempo, ambos son necesarios. No es como si cada stakeholder en su empresa tuviera que conocer cada detalle sobre las tareas de cada proyecto, sin embargo, tienen que poder ver el progreso del trabajo en un instante. Las líneas de tiempo son perfectas para esto. También sirven como la herramienta ideal para monitorear las interdependencias entre numerosos proyectos conectados, lo que sería demasiado difícil de hacer con un diagrama de Gantt.
¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt se puede crear de varias maneras. Algunas personas hacen diagramas de Gantt utilizando herramientas de escritorio tradicionales, mientras que otras utilizan programas de gestión de proyectos colaborativos. Estos son algunos de los procesos típicos en ese procedimiento.
- Comience con un plan o idea en mente.
- Examine la estrategia actual del proyecto en marcha.
- Identifique cuáles tareas son dependientes o interdependientes.
- Divida su presupuesto en secciones.
¿Cómo crear un calendario?
No hay pautas estrictas para crear un calendario de proyecto. El método que adopte para un calendario depende del proyecto, del equipo y de sus preferencias personales. Aquí hay algunos pasos para crear un calendario de gestión de proyectos.
- Cree una lista de tareas. La construcción de tareas es un aspecto importante de la creación de cualquier plan de proyecto, y es probable que tenga una lista de actividades si está iniciando un calendario de proyectos.
- Se deben establecer prioridades. Ser capaz de reorganizar las responsabilidades es un aspecto crítico de la creación de un calendario de trabajo. Independientemente de la mejor planificación de proyectos, las cosas no siempre salen como se planearon.
- Examine usando varios filtros. Antes de finalizar su calendario de planificación de proyectos, debe revisarlo varias veces. Esto se logra utilizando filtros para ver solo partes específicas del calendario.
Conclusión
Esperamos que este artículo le haya proporcionado el conocimiento para comprender la diferencia entre un diagrama de Gantt y una línea de tiempo, y cómo puede utilizar ambos para manejar mejor el desarrollo de su proyecto. Debería haberse dado cuenta ahora de que estos dos materiales visuales son excelentes herramientas para el desarrollo y ejecución de proyectos. Debe utilizarlos en función de las circunstancias y los requisitos de su proyecto.
