Was ist Kanban in einfachen Worten?
Kanban ist eine visuelle Workflow-Management-Methode, die Teams hilft, ihre Arbeit zu sehen, zu begrenzen, wie viel sie gleichzeitig bearbeiten, und ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern. Stellen Sie sich ein Board mit Spalten (To Do, Doing, Done) und Haftnotizen (Aufgaben) vor, die sich bewegen. Die wichtigste Erkenntnis: Durch die Begrenzung der Work-in-Progress liefern Teams tatsächlich schneller, weil sie Aufgaben abschließen, bevor sie neue beginnen.
Kanban beantwortet die Frage: 'Wie verbessern wir unseren bestehenden Workflow und liefern kontinuierlich ohne feste Iterationen?'
Die Philosophie: Aufhören zu beginnen, anfangen zu beenden
Kanban (看板) bedeutet im Japanischen 'Schild' oder 'visuelles Signal'. Es entstand in Toyotas Fertigungssystem in den 1940er Jahren als Planungssystem für die Just-in-Time-Produktion. Die Kernerkenntnis: Vorgelagerte Prozesse sollten nur das produzieren, was nachgelagerte Prozesse benötigen, signalisiert durch visuelle Karten. David J. Anderson adaptierte Kanban später in den 2000er Jahren für die Wissensarbeit.
Im Gegensatz zu Scrum, das spezifische Rollen, Ereignisse und Timeboxes einführt, ist Kanban evolutionär – Sie beginnen mit dem, was Sie jetzt tun, und verbessern sich inkrementell. Es gibt keine Sprints. Die Arbeit fließt kontinuierlich. Sie überarbeiten Ihren Prozess nicht; Sie visualisieren ihn, begrenzen die Work-in-Progress und verbessern systematisch.
Das Kanban-Board: Ihren Workflow visualisieren
Das Kanban-Board ist das Herzstück der Methode. Es macht unsichtbare Arbeit sichtbar und zeigt jedem, woran gearbeitet wird, wo Engpässe bestehen und was abgeschlossen ist.
Typische Board-Struktur
Backlog / To Do
Arbeit, die darauf wartet, begonnen zu werden. Elemente sind priorisiert – Teammitglieder ziehen von oben.
In Bearbeitung / Doing
Arbeit, die aktiv erledigt wird. Diese Spalte hat oft WIP-Limits, um Überlastung zu vermeiden.
Review / Testing
Arbeit, die auf Überprüfung, Genehmigung oder Testen wartet oder sich in diesem Prozess befindet.
Erledigt
Abgeschlossene Arbeit, die die Definition of Done erfüllt.
Boards sollten Ihren tatsächlichen Workflow widerspiegeln. Ein Softwareteam könnte Spalten haben wie: Backlog → Analyse → Entwicklung → Code Review → Testen → Bereitstellung → Erledigt. Ein Content-Team könnte haben: Ideen → Schreiben → Bearbeiten → Design → Veröffentlicht.
Die 6 Kernpraktiken von Kanban
Diese von David J. Anderson definierten Praktiken bilden die Grundlage von Kanban. Die Implementierung aller sechs schafft ein System für kontinuierliche Verbesserung.
Den Workflow visualisieren
Machen Sie alle Arbeiten sichtbar, indem Sie ein Board mit Spalten verwenden, die die Phasen darstellen. Jedes Arbeitselement ist eine Karte, die sich von links nach rechts bewegt. Fügen Sie alles ein – nicht nur geplante Arbeiten, sondern auch Unterbrechungen, Supportanfragen und technische Schulden. Die Visualisierung deckt verborgene Arbeiten und konkurrierende Prioritäten auf.
Work in Progress (WIP) begrenzen
Dies ist Kanbans mächtigste und kontraintuitivste Praxis. Legen Sie eine maximale Anzahl von Elementen fest, die in jeder Spalte zulässig sind. Wenn eine Spalte ihr Limit erreicht, kann keine neue Arbeit eintreten, bis etwas herausbewegt wird. Das klingt, als würde es Sie verlangsamen, aber es beschleunigt tatsächlich die Lieferung, weil: (1) Teammitglieder sich auf das Beenden statt auf das Beginnen konzentrieren, (2) Engpässe sofort sichtbar werden, (3) Multitasking eliminiert wird – Kontextwechsel sind teuer.
Den Fluss managen
Beobachten Sie, wie sich die Arbeit durch das System bewegt. Identifizieren Sie, wo Elemente stecken bleiben (Engpässe). Ein reibungsloser Fluss ist das Ziel – die Arbeit sollte stetig ohne lange Wartezeiten voranschreiten. Verfolgen Sie Metriken wie Lead Time und Cycle Time, um zu messen und zu verbessern. Ein blockiertes Element ist ein Signal, dass etwas Aufmerksamkeit benötigt.
Richtlinien explizit machen
Dokumentieren und teilen Sie die Regeln, die Ihren Prozess steuern: Was bedeutet 'Bereit'? Was bedeutet 'Erledigt'? Wer kann Arbeit in welche Spalten ziehen? Was ist die Prioritätslogik? Wann ist es in Ordnung, zu beschleunigen? Unklarheit führt zu Verwirrung; explizite Richtlinien ermöglichen Selbstorganisation und konsistente Entscheidungen.
Feedbackschleifen implementieren
Schaffen Sie regelmäßige Gelegenheiten zur Überprüfung und Anpassung. Kanban schlägt mehrere Kadenz vor: Daily Standup (Synchronisierung des Flusses), Replenishment Meeting (Entscheidung, was in das System gelangt), Service Delivery Review (Besprechung abgeschlossener Arbeiten), Operations Review (Analyse der Systemleistung), Strategy Review (Abstimmung mit Geschäftszielen).
Kollaborativ verbessern, experimentell entwickeln
Verwenden Sie Modelle und die wissenschaftliche Methode, um Verbesserungen vorzuschlagen und zu testen. Stellen Sie Hypothesen auf: 'Wenn wir das WIP-Limit in der Entwicklung reduzieren, reduzieren wir die Cycle Time.' Führen Sie Experimente durch. Messen Sie die Ergebnisse. Passen Sie sich basierend auf Beweisen an, nicht auf Meinungen. Kleine, inkrementelle Änderungen sind sicherer als Big-Bang-Transformationen.
WIP-Limits verstehen: Die Kraft, „Noch nicht“ zu sagen
WIP-Limits sind das entscheidende Merkmal, das Kanban von einem einfachen Aufgabenboard unterscheidet. Ohne WIP-Limits haben Sie eine To-Do-Liste; mit ihnen haben Sie ein Flussmanagementsystem.
Stellen Sie sich eine Spalte 'Entwicklung' mit einem WIP-Limit von 3 vor. Wenn 3 Elemente in Bearbeitung sind, kann niemand ein viertes Element beginnen – selbst wenn er frei ist. Stattdessen muss er helfen, den Engpass zu beseitigen: mit einem Kollegen zusammenarbeiten, beim Testen helfen oder ein blockiertes Element beheben. Das ist anfangs unangenehm, aber transformativ.
Warum WIP-Limits funktionieren
- •Erzwingt das Beenden vor dem Beginnen – Elemente werden schneller abgeschlossen
- •Deckt Engpässe auf – wenn eine Spalte immer an ihrem Limit ist, ist das der Fokus der Verbesserung
- •Reduziert Multitasking und Kontextwechselkosten
- •Schafft Spielraum – Teammitglieder haben Zeit, anderen zu helfen oder den Prozess zu verbessern
- •Macht Überlastung sichtbar – Sie können eine unüberschaubare Arbeitslast nicht verbergen
Pull vs. Push: Ein Paradigmenwechsel
Im traditionellen Management wird Arbeit von Managern auf Teams 'gedrückt': 'Hier sind Ihre Aufgaben für die Woche.' Teams werden überlastet, Arbeit stapelt sich, und die Lieferung verlangsamt sich. In Kanban 'ziehen' Teammitglieder Arbeit, wenn sie Kapazität haben. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, ziehen Sie das nächste Element mit höchster Priorität aus der vorgelagerten Spalte. Dies respektiert die tatsächliche Bandbreite des Teams und schafft ein nachhaltiges Tempo.
✓ Das Ergebnis: Weniger Stress, weniger Kontextwechsel, schnellere Lieferung einzelner Elemente und eine Kultur der Eigenverantwortung, in der Teammitglieder ihre Arbeit selbst wählen, anstatt sie zugewiesen zu bekommen.
Wichtige Kanban-Metriken
Kanban verwendet Flussmetriken, um das System zu verstehen und zu verbessern. Diese ersetzen die Velocity-basierte Prognose durch eine Durchsatz-basierte Prognose.
Lead Time
Gesamtzeit von der Anforderung (Eintritt in den Backlog) bis zur Lieferung. Umfasst alle Wartezeiten. Das ist es, was Kunden interessiert – 'Wie lange dauert es von meiner Anfrage bis zur Lieferung?'
Cycle Time
Zeit vom aktiven Arbeitsbeginn (Verlassen des Backlogs) bis zur Fertigstellung. Schließt Wartezeiten aus. Misst die tatsächliche Arbeitszeit Ihres Teams an einem Element.
Throughput
Anzahl der pro Zeiteinheit abgeschlossenen Elemente (z.B. 15 Elemente pro Woche). Wird zur Prognose verwendet: 'Bei diesem Durchsatz werden wir das 45-Elemente-Backlog in etwa 3 Wochen abschließen.'
Work Item Age
Wie lange ein in Bearbeitung befindliches Element im System ist. Alternde Elemente signalisieren Probleme – sie könnten blockiert oder komplexer als erwartet sein.
Vor- und Nachteile von Kanban
Vorteile
- Einfach zu starten – überlagert bestehende Prozesse ohne Unterbrechung
- Keine festen Iterationen – die Arbeit fließt kontinuierlich
- Flexibel – passt sich sofort an sich ändernde Prioritäten an
- Deckt Engpässe und Ineffizienzen durch Visualisierung auf
- Reduziert Überlastung mit WIP-Limits
- Keine vorgeschriebenen Rollen – funktioniert mit bestehenden Teamstrukturen
Herausforderungen
- •Weniger Struktur kann für Teams, die mehr Anleitung benötigen, chaotisch wirken
- •Ohne Disziplin werden WIP-Limits ignoriert oder sind zu hoch
- •Keine vorgeschriebene Kadenz für Planung und Lieferung
- •Prognosen sind ohne Sprint-Commitments schwieriger
- •Kann ohne regelmäßige Retrospektiven zu endloser Verfeinerung führen
- •Erfordert reife Teams, die zur Selbstorganisation fähig sind
Wann Kanban eingesetzt werden sollte
Kanban glänzt in Umgebungen, in denen Arbeit unvorhersehbar ankommt und 'Sprints' künstlich wirken:
Use Kanban When:
- •Support- und Wartungsteams, die Tickets bearbeiten
- •Operations- und IT-Service-Management
- •DevOps- und Continuous-Deployment-Umgebungen
- •Content-Produktions- und Redaktions-Workflows
- •Service-Desks und Helpdesks
- •Persönliche Produktivität und Aufgabenverwaltung
- •Teams, die auf aufkommende Prioritäten reagieren müssen
- •Jedes Team, das seinen bestehenden Prozess inkrementell verbessern möchte
Wann Kanban möglicherweise nicht ideal ist
- •Teams, die von der Struktur fester Iterationen profitieren
- •Neue Produkte, die den Fokus von Sprint-Zielen benötigen
- •Organisationen, die vorhersehbare Liefertermine benötigen
- •Teams, die Schwierigkeiten mit der Selbstorganisation haben und mehr Framework benötigen
Praxisbeispiel: Ein DevOps-Team
Ein DevOps-Team kümmert sich um Bereitstellungen, Infrastrukturanfragen und Incident Response. Die Arbeit ist unvorhersehbar – ein kritisches Produktionsproblem kann jederzeit auftreten. Sprints machen keinen Sinn, da man einen Produktionsausfall nicht bis zum nächsten Sprint verzögern kann. Ihr Kanban-Board hat Spalten: Backlog → Analyse → In Bearbeitung → Review → Bereitgestellt. WIP-Limits stellen sicher, dass niemand zu viele Aufgaben gleichzeitig jongliert. Wenn ein dringender Vorfall eintritt, wird er als 'Expedite'-Element (auf 1 gleichzeitig begrenzt) markiert und erhält sofortige Aufmerksamkeit, während die reguläre Arbeit pausiert. Lead Time-Metriken helfen ihnen, Service Level Agreements (SLAs) mit internen Kunden zu erstellen.
Wichtige Erkenntnisse
- 1Kanban dreht sich um den Fluss – die Arbeit bewegt sich kontinuierlich ohne feste Iterationen
- 2Visualisierung macht alle Arbeiten sichtbar; nichts ist verborgen
- 3WIP-Limits sind der Schlüssel zu schnellerer Lieferung – aufhören zu beginnen, anfangen zu beenden
- 4Pull-Systeme respektieren die Teamkapazität und verhindern Überlastung
- 5Flussmetriken (Lead Time, Cycle Time, Throughput) leiten die Verbesserung
- 6Kanban ist evolutionär – beginnen Sie dort, wo Sie sind, und verbessern Sie sich inkrementell
