Was ist PRINCE2 in einfachen Worten?
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist eine strukturierte, prozessbasierte Projektmanagement-Methodologie, die für große Organisationen, Regierungen und Compliance-intensive Branchen entwickelt wurde. Sie konzentriert sich auf Kontrolle, Governance und kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung – ständig fragend: 'Lohnt sich dieses Projekt noch?' Das Framework basiert auf 7 Prinzipien, 7 Themen und 7 Prozessen, die einen umfassenden, aber anpassungsfähigen Ansatz zur Projektverwaltung bieten.
PRINCE2 beantwortet die Frage: 'Wie behalten wir die Kontrolle und Governance über komplexe Projekte und stellen gleichzeitig den kontinuierlichen Geschäftswert sicher?'
Der Business Case Fokus: PRINCE2s Kernphilosophie
Im Gegensatz zu anderen Methodologien, die sich hauptsächlich darauf konzentrieren, 'Dinge zu erledigen', ist PRINCE2 von einer grundlegenden Frage besessen: 'Lohnt sich dieses Projekt noch?' Der Business Case ist das zentrale Dokument, das die Existenz des Projekts rechtfertigt, und er muss während des gesamten Projektlebenszyklus gültig bleiben. Wenn der Business Case nicht mehr tragfähig ist – weil sich die Umstände geändert haben, die Kosten eskaliert sind oder die Vorteile geschmälert wurden – schreibt PRINCE2 vor, das Projekt zu stoppen. Dies verhindert 'Zombie-Projekte', die Ressourcen verbrauchen, ohne Wert zu liefern.
PRINCE2 wurde 1989 von der Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA, heute OGC) der britischen Regierung entwickelt, ursprünglich für IT-Projekte. Es wurde 1996, 2009 und 2017 aktualisiert, um eine generische Projektmanagement-Methodologie zu werden. Heute ist es der De-facto-Standard im Vereinigten Königreich, Europa, Australien und vielen Regierungsbehörden weltweit.
Die 7 Prinzipien: Die Nicht-Verhandelbaren
PRINCE2's 7 Prinzipien sind die leitenden Verpflichtungen, die bestimmen, ob ein Projekt tatsächlich mit PRINCE2 verwaltet wird. Diese sind nicht verhandelbar – wenn Sie nicht alle 7 befolgen, wenden Sie PRINCE2 nicht an:
1. Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung
Das Projekt muss einen gerechtfertigten Grund für seine Existenz haben, dokumentiert im Business Case. Diese Rechtfertigung muss während des gesamten Projekts gültig bleiben. An jeder Phasenübergabe wird der Business Case überprüft. Wenn er nicht mehr tragfähig ist (Kosten sind eskaliert, Vorteile sind geschmälert, strategische Prioritäten haben sich verschoben), sollte das Projekt gestoppt werden – nicht aus Trägheit oder der Sunk-Cost-Fallacy fortgesetzt werden.
2. Aus Erfahrung lernen
PRINCE2-Teams sollten aktiv Lehren aus früheren Projekten und aus dem aktuellen Projekt suchen, aufzeichnen und anwenden. Ein Lessons Log erfasst, was während des Projekts gelernt wird. Dieses Wissen sollte die Art und Weise, wie das Projekt verwaltet wird, beeinflussen und mit der Organisation für zukünftige Projekte geteilt werden. Ohne dies wiederholen Organisationen die gleichen Fehler.
3. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
Jeder Beteiligte muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist – es sollte keine Unklarheit darüber geben, wer welche Entscheidungen trifft. PRINCE2 definiert eine klare Struktur: Project Board (Entscheidungsträger), Project Manager (tägliche Verwaltung), Team Manager (Lieferung) und Project Support (Administration). Diese Klarheit verhindert Lücken und Überschneidungen.
4. Phasenweise managen
Das Projekt wird phasenweise geplant, überwacht und gesteuert. Am Ende jeder Phase überprüft das Project Board den Fortschritt, bewertet den Business Case und entscheidet, ob fortgefahren werden soll. Dies bietet Entscheidungspunkte, an denen das Projekt gestoppt, umgeleitet oder mit angepassten Plänen fortgesetzt werden kann. Stellen Sie sich Phasen als Checkpoints mit formalen 'Go/No-Go'-Entscheidungen vor.
5. Nach Ausnahme managen
Definieren Sie Toleranzen (akzeptable Abweichungen) für jedes Ziel: Zeit, Kosten, Umfang, Risiko, Qualität und Nutzen. Der Projektmanager verwaltet innerhalb dieser Toleranzen ohne Eskalation. Nur wenn Toleranzen voraussichtlich überschritten werden, erfolgt eine Eskalation. Dies befähigt den Projektmanager, während es dem Project Board Kontrolle ohne Mikromanagement gibt. Es ist das Prinzip 'Eskalation nur bei Bedarf'.
6. Fokus auf Produkte
Ein erfolgreiches Projekt ist ergebnisorientiert, nicht aktivitätsorientiert. PRINCE2 betont die Definition der Produkte (Lieferobjekte) mit klaren Qualitätskriterien, bevor die Arbeit zu ihrer Erstellung geplant wird. Produktbeschreibungen legen fest, wie jedes Lieferobjekt aussieht, wenn es 'fertig' ist. Dies verhindert die Falle, beschäftigt zu sein, aber keinen Wert zu liefern – Aktivitäten müssen zu definierten Produkten führen.
7. An die Projektumgebung anpassen
PRINCE2 muss an Größe, Komplexität, Bedeutung und Umgebung des Projekts angepasst werden. Ein kleines internes Projekt benötigt nicht die gleiche Governance wie ein mehrjähriges Regierungsprogramm. Anpassen bedeutet, PRINCE2 angemessen anzuwenden – mehr oder weniger Formalität zu verwenden, Rollen zu kombinieren, Dokumentation anzupassen – ohne die Prinzipien aufzugeben. PRINCE2 ist ein Framework, keine starre Vorschrift.
Die 7 Themen: Kontinuierlich zu behandelnde Aspekte
Themen sind Aspekte des Projektmanagements, die während des gesamten Projekts kontinuierlich behandelt werden müssen. Sie beantworten die Frage 'Was muss getan werden?' während des gesamten Projektlebenszyklus:
Business Case
Warum lohnt sich dieses Projekt? Der Business Case erfasst die Rechtfertigung und wird kontinuierlich aktualisiert und validiert.
Organisation
Wer ist beteiligt und welche Verantwortlichkeiten haben sie? Definiert die Projektstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten.
Qualität
Welche Qualität wird erwartet und wie wird sie erreicht? Qualitätsmanagement stellt sicher, dass Produkte ihre Akzeptanzkriterien erfüllen.
Pläne
Wie kommen wir dorthin? Pläne auf mehreren Ebenen (Projekt, Phase, Team) bieten den Fahrplan.
Risiko
Was könnte schiefgehen und wie gehen wir damit um? Risikomanagement identifiziert, bewertet und kontrolliert Unsicherheiten.
Änderung
Wie gehen wir mit Änderungen des vereinbarten Umfangs um? Änderungsmanagement verwaltet Änderungsanfragen, Probleme und Konfigurationen.
Fortschritt
Wo stehen wir jetzt, wohin gehen wir und sollen wir weitermachen? Fortschrittsüberwachung und -berichterstattung ermöglichen Kontrolle.
Die 7 Prozesse: Das Projekt von Anfang bis Ende steuern
Prozesse sind die Aktivitäten, die Eingaben in Ausgaben umwandeln. Sie beschreiben, was wann während des Projekts geschehen muss. PRINCE2 hat 7 Prozesse, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken:
Projekt starten (SU)
Die Vorprojektaktivitäten, die sicherstellen, dass es ein tragfähiges Projekt gibt, das es wert ist, initiiert zu werden. Erstellt den Projektsteckbrief und bestimmt, ob das Projekt zur Initiierung übergehen soll.
Projekt lenken (DP)
Die Aktivitäten des Project Boards: Initiierung genehmigen, Projekt genehmigen, Phasen genehmigen, Ad-hoc-Anweisungen geben und Projektabschluss genehmigen. Dies ist die Governance-Ebene.
Projekt initiieren (IP)
Solide Grundlagen schaffen durch die Erstellung der Projektinitiierungsdokumentation (PID). Dies umfasst den detaillierten Business Case, den Projektansatz und alle Pläne, die zur Steuerung des Projekts erforderlich sind.
Eine Phase steuern (CS)
Die täglichen Aktivitäten des Projektmanagers: Arbeit zuweisen, Fortschritt überwachen, Probleme und Risiken erfassen, Berichterstattung und Korrekturmaßnahmen ergreifen. Hier findet der Großteil der Projektmanagementaktivitäten statt.
Produktlieferung managen (MP)
Die Schnittstelle zwischen Projektmanager und Teammanager. Stellt sicher, dass Arbeitspakete ordnungsgemäß genehmigt, ausgeführt und gemäß den Qualitätsanforderungen geliefert werden.
Phasenübergang managen (SB)
Aktivitäten am Ende jeder Phase: Berichterstattung über den Phasenabschluss, Planung der nächsten Phase, Aktualisierung des Business Case und des Risikoregisters sowie Vorbereitung auf die Überprüfung durch das Project Board.
Projekt abschließen (CP)
Formaler Projektabschluss: Bestätigung der Produktlieferung, Dokumentation der Lehren, Vorbereitung der Übergabe und Einholung der Genehmigung des Project Boards zum Abschluss. Kein Projekt sollte einfach 'auslaufen'.
Schlüsselrollen in PRINCE2
PRINCE2 definiert eine klare Governance-Struktur mit unterschiedlichen Rollen. Das Project Board gibt die strategische Richtung vor, während der Projektmanager das Tagesgeschäft leitet:
Das Project Board (Strategische Entscheidungsträger)
Executive
Der einzige verantwortliche Entscheidungsträger. Besitzt den Business Case. Leitet das Project Board. Stellt sicher, dass das Projekt Wert liefert. Diese Rolle kann nicht geteilt werden – eine Person ist letztendlich verantwortlich.
Senior User
Repräsentiert die Benutzer, die das Produkt verwenden oder von den Ergebnissen betroffen sein werden. Verantwortlich für die Spezifikation der Benutzeranforderungen und die Bestätigung, dass das Produkt diese erfüllt. Kann mehrere Benutzergruppen repräsentieren.
Senior Supplier
Repräsentiert diejenigen, die das Produkt entwerfen, entwickeln und implementieren werden. Stellt Ressourcen und Fachwissen bereit. Verantwortlich für die technische Integrität der Lösung. Kann mehrere Lieferanten repräsentieren.
Lieferrollen
Projektmanager
Verantwortlich für die tägliche Verwaltung innerhalb der vom Project Board festgelegten Grenzen. Plant, überwacht, steuert und berichtet. Trifft keine strategischen Entscheidungen – eskaliert, wenn Toleranzen bedroht sind.
Teammanager
Verantwortlich für die Lieferung spezifischer Produkte in der erforderlichen Qualität innerhalb der Zeit- und Kostenbeschränkungen. Leitet das Team, das die Arbeit ausführt. Berichtet an den Projektmanager.
Project Assurance
Bietet unabhängige Aufsicht für das Project Board. Stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt, Standards befolgt und den Geschäftswert aufrechterhält. Kann nicht an den Projektmanager delegiert werden.
Vor- und Nachteile von PRINCE2
Vorteile
- Starke Governance mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten
- Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung verhindert Fehlinvestitionen
- Phasenbasierter Ansatz bietet regelmäßige Kontrollpunkte
- Skalierbar – kann an jede Projektgröße angepasst werden
- Weit anerkannte Zertifizierung, insbesondere in UK/Europa/Australien
- Umfassende Dokumentation unterstützt Audits und Compliance
Herausforderungen
- •Kann dokumentationslastig sein, wenn nicht richtig angepasst
- •Wird für kleine, schnelllebige Projekte als bürokratisch empfunden
- •Erfordert Schulungen zur korrekten Implementierung
- •Weniger geeignet für hochgradig unsichere, exploratorische Arbeiten
- •Kann die Entscheidungsfindung verlangsamen, wenn die Governance übermäßig ist
- •Weniger populär auf dem US-Markt im Vergleich zu PMI/PMBOK
Wann PRINCE2 eingesetzt werden sollte
PRINCE2 ist besonders gut geeignet für:
Use PRINCE2 When:
- •Große, komplexe Projekte mit erheblichen Budgets
- •Regierungs- und Projekte des öffentlichen Sektors
- •Projekte, die eine starke Governance und Audit-Trails erfordern
- •Organisationen mit formalen Projektmanagement-Büros (PMOs)
- •Multi-Stakeholder-Projekte mit komplexen Genehmigungsanforderungen
- •UK, Europa und Australien, wo PRINCE2 der Standard ist
Wann PRINCE2 möglicherweise nicht ideal ist
- •Kleine, schnelllebige Projekte, bei denen Agilität an erster Stelle steht
- •Hoch innovative Projekte mit unklaren Anforderungen
- •Organisationen, die nicht in PRINCE2-Schulungen investiert haben
- •US-amerikanische Organisationen, die eher mit PMBOK vertraut sind
Wichtige Erkenntnisse
- 1PRINCE2 basiert auf 7 Prinzipien (nicht verhandelbar), 7 Themen (was zu behandeln ist) und 7 Prozessen (was zu tun ist)
- 2Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung ist zentral – Projekte ohne gültigen Business Case sollten gestoppt werden
- 3Klare Rollen (Executive, Senior User, Senior Supplier) gewährleisten Governance ohne Unklarheit
- 4Phasenweise managen schafft Kontrollpunkte; Nach Ausnahme managen befähigt den Projektmanager
- 5Anpassung ist erforderlich – PRINCE2 muss an den Projektkontext angepasst werden
- 6PRINCE2 bietet Struktur und Kontrolle und ist daher ideal für Governance-lastige Umgebungen
