Die kurze Antwort
Jedes Projekt hat Schlüsselrollen: Der Projektsponsor stellt die Finanzierung und strategische Ausrichtung bereit. Der Projektmanager plant, koordiniert und leitet die tägliche Ausführung. Das Projektteam führt die Arbeit aus. Der Lenkungsausschuss sorgt für Governance und genehmigt größere Änderungen. Stakeholder sind alle, die das Projekt beeinflussen oder von ihm betroffen sind. Eine klare Rollendefinition ist entscheidend – Verwirrung darüber, wer welche Entscheidung trifft, führt zu Verzögerungen, Konflikten und letztendlich zum Scheitern des Projekts.
Die goldene Regel: Eine Person ist für jede Entscheidung verantwortlich. Mehrere Personen können verantwortlich, konsultiert oder informiert sein (RACI).
Die Governance-Struktur
Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sind die Grundlage für den Projekterfolg. Verwirrung darüber, wer welche Entscheidung trifft, führt zu Verzögerungen, Konflikten und Misserfolgen. Jedes Projekt benötigt eine definierte Governance-Struktur. Die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) ist das Standardwerkzeug zur Klärung, wer was tut.
Der Projektsponsor
Der Champion
Der Sponsor ist die Person, die die Ressourcen und Unterstützung für das Projekt bereitstellt und für die Ermöglichung des Erfolgs verantwortlich ist.
Key Responsibilities
- Genehmigung des Projekts (Unterzeichnung des Projektauftrags)
- Sicherung der Finanzierung
- Beseitigung hochrangiger Hindernisse (politischer oder finanzieller Art)
- Vertretung des Projekts gegenüber dem Vorstand
Key Insight: Der Sponsor konzentriert sich auf die Strategie (Ist dieses Projekt noch tragfähig?), während der PM sich auf die Ausführung konzentriert (Ist das Projekt auf Kurs?).
Der Projektmanager (PM)
Der Dirigent
Die Person, die von der ausführenden Organisation ernannt wird, um das Team zu leiten, das für die Erreichung der Projektziele verantwortlich ist.
Key Responsibilities
- Planung (Umfang, Zeitplan, Budget)
- Kommunikation (Dreh- und Angelpunkt)
- Risikomanagement
- Teamführung
Key Insight: Die Autorität variiert je nach Organisationsstruktur. In einer „projektorientierten“ Organisation hat der PM die volle Autorität. In einer „funktionalen“ Organisation hat er möglicherweise wenig Autorität.
Das Projektteam
Der Ausführungskern
Die Personen, die die Arbeit ausführen und die Produkte des Projekts liefern.
Key Responsibilities
- Lieferung von Arbeitspaketen/Produkten
- Bereitstellung technischer Expertise
- Teilnahme an Planung und Schätzung
- Berichterstattung über Fortschritt und Probleme
Key Insight: In Agile ist das Team „selbstorganisierend“ – es entscheidet, wie die Arbeit erledigt wird, während der Product Owner entscheidet, welche Arbeit erledigt werden soll.
Der Lenkungsausschuss
Das Governance-Gremium
Ein Gremium hochrangiger Stakeholder, das strategische Ausrichtung und Aufsicht bietet.
Key Responsibilities
- Governance und strategische Ausrichtung
- Genehmigung größerer Änderungen (Umfang/Budget)
- Konfliktlösung zwischen Abteilungen
- Letzte Eskalationsinstanz für Entscheidungen
Key Insight: Engagiert sich nur, wenn Probleme die Autorität des PM überschreiten oder Toleranzen verletzt werden.
Stakeholder
Die Einflussnehmer
Jeder, der das Projekt beeinflusst oder von ihm betroffen ist – Kunden, Benutzer, Regulierungsbehörden, Gemeindemitglieder.
Key Responsibilities
- Bereitstellung von Anforderungen und Feedback
- Abnahme der endgültigen Lieferobjekte
- Unterstützung der Projektziele
- Kommunikation von Bedenken und Erwartungen
Key Insight: Stakeholder müssen gemanagt, nicht nur informiert werden. Ein Stakeholder mit hoher Macht und hohem Interesse erfordert eine enge Einbindung.
Wichtige Erkenntnisse
- Der Projektsponsor stellt Ressourcen und strategische Ausrichtung bereit; er ist für den „Business Case“ verantwortlich.
- Der Projektmanager leitet die tägliche Ausführung; er ist für den „Projektplan“ verantwortlich.
- Das Team führt die Arbeit aus; in Agile ist es „selbstorganisierend“.
- Der Lenkungsausschuss sorgt für Governance und engagiert sich nur bei größeren Problemen.
- Nutzen Sie die RACI-Matrix, um Verwirrung zu beseitigen: eine Person ist verantwortlich, viele können verantwortlich/konsultiert/informiert sein.
