Die kurze Antwort
Ein Projekt ist ein temporäres Vorhaben, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu schaffen. Es hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende, spezifische Ziele und Beschränkungen hinsichtlich Zeit, Kosten und Ressourcen.
Die beiden definierenden Merkmale sind: (1) Es ist temporär – es hat ein Start- und Enddatum, und (2) Es erzeugt etwas Einzigartiges – selbst wenn ähnliche Arbeiten zuvor durchgeführt wurden, ist diese spezifische Kombination von Umständen neu.
Beispiele für Projekte vs. Nicht-Projekte
Dies SIND Projekte
- Erstellung einer neuen Unternehmenswebsite
- Einführung einer neuen Produktlinie
- Umzug eines Büros in ein neues Gebäude
- Implementierung eines neuen Softwaresystems
- Planung einer Firmenveranstaltung oder Konferenz
- Entwicklung einer mobilen Anwendung
Dies sind KEINE Projekte (Es sind Operationen)
- Tägliche Kundenaufträge bearbeiten
- Support-Tickets beantworten
- Wöchentliche Gehaltsabrechnung durchführen
- Bestehende Ausrüstung warten
- Tägliche Social-Media-Beiträge
- Monatliche Finanzberichterstattung
Die zwei definierenden Merkmale
Um als Projekt zu gelten, muss die Arbeit beide dieser Merkmale aufweisen. Fehlt eines davon, handelt es sich wahrscheinlich um Operationen, nicht um ein Projekt.
1. Temporär
Jedes Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Das Ende tritt ein, wenn die Projektziele erreicht wurden, wenn klar ist, dass die Ziele nicht erreicht werden können, oder wenn das Projekt nicht mehr benötigt wird.
Wichtig: „Temporär“ bezieht sich auf das Projekt selbst, nicht unbedingt auf seine Ergebnisse. Ein Bauprojekt ist temporär, aber das Gebäude, das es schafft, kann Jahrzehnte bestehen. Ein Softwareentwicklungsprojekt endet mit dem Start, aber die Software läuft weiter.
Beispiel: Ein 6-monatiges Projekt zur Entwicklung einer neuen mobilen App. Sobald die App gestartet und an das Betriebsteam zur Wartung übergeben wurde, ist das Projekt abgeschlossen.
2. Einzigartig
Ein Projekt schafft etwas, das in genau dieser Form noch nicht existierte. Selbst wenn Sie ähnliche Arbeiten zuvor durchgeführt haben, hat jedes Projekt einzigartige Elemente – unterschiedliche Stakeholder, Beschränkungen, Teammitglieder oder Umstände.
Wichtig: Einzigartigkeit bedeutet nicht völlig neuartig. Der Bau des 100. Hauses in einer Siedlung ist immer noch ein Projekt, da dieses spezifische Haus mit seinen spezifischen Grundstücksbedingungen, seiner Crew und seinem Zeitplan noch nie zuvor gebaut wurde.
Beispiel: Jede Hochzeit ist ein Projekt, obwohl jedes Jahr Millionen von Hochzeiten stattfinden. Diese spezifische Hochzeit, mit diesen Menschen, diesem Veranstaltungsort und diesem Budget, ist einzigartig.
Projekte vs. Operationen: Der entscheidende Unterschied
Das Verständnis des Unterschieds zwischen Projektarbeit und operativer Arbeit ist entscheidend für die Ressourcenzuweisung, Personalplanung und Erfolgsmetriken. Hier sind die Unterschiede:
| Aspect | Project Work | Operational Work |
|---|---|---|
| Ziel | Etwas Neues schaffen oder eine Änderung vornehmen | Bestehendes aufrechterhalten und pflegen |
| Dauer | Temporär (hat ein Enddatum) | Laufend (kontinuierlich) |
| Arbeitsart | Einzigartige, einmalige Aktivitäten | Wiederholende, routinemäßige Aktivitäten |
| Team | Funktionsübergreifend, für das Projekt zusammengestellt | Permanente, funktionale Abteilungen |
| Budget | Investitionsausgaben (CapEx) | Betriebsausgaben (OpEx) |
| Erfolgsmetrik | Pünktlich, im Budget und im Umfang geliefert | Effizienz, Verfügbarkeit, Konsistenz |
| Risikostufe | Höher (Umgang mit Unbekanntem) | Niedriger (etablierte Prozesse) |
Warum dieser Unterschied wichtig ist
Die Verwechslung von Projekten mit Operationen führt zu häufigen organisatorischen Problemen:
Falsche Metriken
Ein Projekt nach operativen Effizienzmetriken zu beurteilen oder umgekehrt, führt zu schlechten Entscheidungen. Projekte werden nach dem Erreichen einzigartiger Ziele gemessen; Operationen werden nach Konsistenz und Effizienz gemessen.
Falscher Managementansatz
Projekte erfordern einen anderen Managementstil als Operationen. Projektmanager konzentrieren sich auf den Umgang mit Unsicherheiten; Operationsmanager konzentrieren sich auf die Optimierung bekannter Prozesse.
Ressourcenkonflikte
Wenn Projektarbeit und operative Arbeit um dieselben Personen konkurrieren, leiden beide. Eine klare Kategorisierung hilft bei der Ressourcenzuweisung.
Budgetierungsfehler
Projekte sollten als Investitionen mit erwarteten Renditen budgetiert werden. Operationen sollten als laufende Kosten budgetiert werden. Eine Vermischung verzerrt die Finanzplanung.
Wie Projekte und Operationen zusammenhängen
Projekte und Operationen sind keine Feinde – sie sind Partner in einem kontinuierlichen Zyklus. Projekte schaffen neue Fähigkeiten, Produkte oder Änderungen. Operationen betreiben und pflegen dann diese Fähigkeiten.
Zum Beispiel erstellt ein Softwareentwicklungsprojekt eine neue Anwendung. Nach dem Start wird die Anwendung an den Betrieb zur Bereitstellung, Unterstützung und Wartung übergeben. Später, wenn Benutzer größere neue Funktionen anfordern oder die Technologie veraltet ist, wird ein neues Projekt initiiert, um das System neu aufzubauen oder zu aktualisieren.
Häufige Missverständnisse
Wichtige Erkenntnisse
- Ein Projekt ist temporär (hat ein definiertes Ende) und einzigartig (schafft etwas Neues)
- Operationen sind laufend und repetitiv – sie erhalten das, was bereits existiert
- Dieselbe Organisation benötigt sowohl Projekte (zum Wachsen und Verändern) als auch Operationen (zum effizienten Betrieb)
- Falsche Klassifizierung von Arbeit führt zu falschen Metriken, falschen Ansätzen und Ressourcenkonflikten
- Projekte schaffen Ergebnisse, die Operationen dann pflegen und betreiben
