Die kurze Antwort
Projektmanagement ist die Praxis der Planung, Organisation und Überwachung von Arbeiten, um spezifische Ziele innerhalb definierter Zeit-, Budget- und Umfangsrestriktionen zu erreichen. Es ist die Art und Weise, wie Organisationen Ideen in greifbare Ergebnisse umwandeln – sei es die Einführung eines neuen Produkts, der Aufbau einer Website oder die Errichtung eines Gebäudes.
Einfach ausgedrückt: Projektmanagement ist der strukturierte Ansatz, um Dinge zu erledigen, wenn diese einzigartig, temporär und komplex genug sind, um Koordination zu erfordern.
Die vollständige Definition
Das Project Management Institute (PMI), die weltweit führende Autorität im Projektmanagement, definiert es als „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.“ Aber diese formale Definition kratzt nur an der Oberfläche.
Im Kern geht es beim Projektmanagement darum, mit Unsicherheiten umzugehen. Wenn Sie etwas tun, das noch nie zuvor – oder zumindest nicht genau auf diese Weise – getan wurde, benötigen Sie einen Rahmen, um Entscheidungen zu leiten, Ressourcen zuzuweisen und alle auf ein gemeinsames Ziel auszurichten.
Stellen Sie sich Projektmanagement als ein GPS für komplexe Arbeiten vor. So wie GPS Ihnen hilft, von Punkt A nach Punkt B zu navigieren, während es Umwege, Verkehr und sich ändernde Bedingungen berücksichtigt, hilft Projektmanagement Teams, von einer Idee zu einem fertigen Produkt zu navigieren, während es Risiken, Änderungen und konkurrierende Prioritäten handhabt.
Warum Projektmanagement wichtig ist
Organisationen, die bewährte Projektmanagement-Praktiken anwenden, sind deutlich erfolgreicher als solche, die dies nicht tun. Hier ist, was die Daten zeigen:
Ohne Projektmanagement sehen sich Teams oft mit Scope Creep (endloser Ausweitung der Arbeit), verpassten Fristen, Budgetüberschreitungen und frustrierten Stakeholdern konfrontiert. Mit ihm haben sie einen Fahrplan zum Erfolg.
Die 5 Kernelemente des Projektmanagements
Jeder Projektmanagement-Ansatz, unabhängig von der Methodik, umfasst diese fünf grundlegenden Elemente:
Initiierung
Definieren, was das Projekt erreichen soll, warum es wertvoll ist, und formale Genehmigung zum Fortfahren einholen. Dazu gehören die Erstellung eines Projektauftrags und die Identifizierung wichtiger Stakeholder.
Planung
Festlegen, wie das Projekt ausgeführt wird. Dies umfasst die Umfangsdefinition, Zeitplanung, Budgetierung, Risikoidentifizierung und Kommunikationspläne. Bei prädiktiven Ansätzen ist dies umfangreich; bei Agile ist es iterativ.
Ausführung
Die eigentliche Arbeit erledigen. Hier erstellt das Team Lieferobjekte, der Projektmanager koordiniert Ressourcen und Stakeholder werden eingebunden.
Überwachung & Steuerung
Verfolgen des Fortschritts im Vergleich zum Plan, Identifizieren von Abweichungen und Vornehmen notwendiger Korrekturen. Dies stellt sicher, dass das Projekt im Zeit-, Kosten- und Qualitätsrahmen bleibt.
Abschluss
Formeller Abschluss des Projekts, Übergabe der Lieferobjekte, Freigabe von Ressourcen und Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte.
Projektmanagement-Methoden
Es gibt keinen einzigen „richtigen Weg“, Projekte zu managen. Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Ansätze. Hier sind die wichtigsten Methoden:
| Methodology | Philosophy | Best For |
|---|---|---|
| Wasserfall (Prädiktiv) | Alles im Voraus planen, dann sequenziell ausführen. | Bauwesen, Fertigung, Compliance-Projekte |
| Agile (Adaptiv) | Veränderungen durch iterative Entwicklung begrüßen. | Softwareentwicklung, F&E, Kreativarbeit |
| Scrum | Agiles Framework mit definierten Rollen und zeitlich begrenzten Sprints. | Softwareteams, Produktentwicklung |
| Kanban | Arbeit visualisieren, Work-in-Progress begrenzen, Fluss optimieren. | Support-Teams, Kontinuierliche Lieferung, Betrieb |
| Hybrid | Struktur mit Flexibilität kombinieren. | Komplexe Unternehmensprojekte |
Was macht ein Projektmanager eigentlich?
Ein Projektmanager trägt viele Hüte. Zu seinen Aufgaben gehören typischerweise:
- Definition von Projektumfang, Zielen und Erfolgskriterien
- Erstellung und Pflege von Projektzeitplänen und Budgets
- Zusammenstellung und Führung des Projektteams
- Identifizierung und Management von Risiken, bevor sie zu Problemen werden
- Kommunikation des Fortschritts an Stakeholder auf allen Ebenen
- Verwaltung von Änderungen an Umfang, Zeitplan oder Budget durch formale Prozesse
- Beseitigung von Hindernissen, die den Fortschritt des Teams blockieren
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards
- Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte
Ein Beispiel aus der Praxis
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen möchte eine neue mobile App auf den Markt bringen. Ohne Projektmanagement könnten Entwickler Funktionen erstellen, die niemand angefordert hat, Designer an Bildschirmen arbeiten, die verworfen werden, und ein Starttermin, der sich immer wieder verschiebt, weil niemand Abhängigkeiten verfolgt.
Mit Projektmanagement würden Sie zunächst klare Anforderungen mit den Stakeholdern definieren. Sie würden einen Zeitplan erstellen, der zeigt, welche Funktionen zuerst entwickelt werden müssen. Sie würden Teammitgliedern spezifische Aufgaben mit Fristen zuweisen. Sie würden regelmäßige Check-ins abhalten, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Und Sie würden die unvermeidlichen Änderungen durch einen formalen Prozess verwalten, der die Auswirkungen auf Zeitplan und Budget berücksichtigt.
Das Ergebnis? Eine höhere Wahrscheinlichkeit, pünktlich, im Budget und mit Funktionen zu starten, die tatsächlich den Benutzerbedürfnissen entsprechen.
Wichtige Erkenntnisse
- Projektmanagement ist der strukturierte Ansatz zur Lieferung einzigartiger, temporärer Arbeiten
- Es umfasst fünf Kernelemente: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss
- Verschiedene Methoden (Wasserfall, Agile, Hybrid) eignen sich für verschiedene Arten von Projekten
- Organisationen mit starken PM-Praktiken sind deutlich erfolgreicher
- Ein Projektmanager koordiniert Menschen, Ressourcen und Aktivitäten, um Projektziele zu erreichen
