Projektüberwachung & Abschluss: EVM & RAG-Berichte

Die kurze Antwort

Monitoring beantwortet: 'Wir haben 50 % des Budgets ausgegeben – haben wir 50 % der Arbeit abgeschlossen?' Earned Value Management (EVM) integriert Umfang, Zeitplan und Kosten in einheitliche Metriken. CPI (Cost Performance Index) und SPI (Schedule Performance Index) unter 1,0 weisen auf eine Überschreitung hin. Für Stakeholder verwenden Sie RAG-Berichte (Rot/Gelb/Grün), um Vertrauen auf einen Blick zu kommunizieren. Der Projektabschluss umfasst eine formelle Übergabe, eine Retrospektive ('Was lief gut? Was lief schief?') und eine Feier – entscheidend für die Moral in Remote-Teams.

Ein Projekt ist nicht abgeschlossen, wenn das Lieferobjekt ausgeliefert wird – es ist abgeschlossen, wenn die Organisation aus der Erfahrung gelernt hat.

Earned Value Management (EVM)

EVM ist der Goldstandard für die Projektverfolgung, da es Umfang, Zeitplan und Kosten in ein einheitliches System integriert. Es beantwortet die kritische Frage, die andere nicht beantworten können.

Core Concepts

Planwert (PV)

Budget × % Geplant abgeschlossen

Die budgetierten Kosten für Arbeiten, die bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein sollen. Der 'Plan'.

Tatsächliche Kosten (AC)

Summe der tatsächlichen Ausgaben

Die tatsächlich angefallenen Gesamtkosten für ausgeführte Arbeiten. Die 'Ausgaben'.

Fertigstellungswert (EV)

Budget × % Tatsächlich abgeschlossen

Der budgetierte Wert der tatsächlich abgeschlossenen Arbeit. Der 'Wert'.

Leistungsindizes

Metrik	Formel	Interpretation	Beispiel
Kostenleistungsindex (CPI)	CPI = EV / AC	< 1,0 = Über Budget (mehr ausgeben als verdienen) \| > 1,0 = Unter Budget	Ein CPI von 0,8 bedeutet, dass für jeden ausgegebenen Dollar nur 0,80 Dollar Wert generiert werden.
Terminleistungsindex (SPI)	SPI = EV / PV	< 1,0 = Hinter dem Zeitplan \| > 1,0 = Vor dem Zeitplan	Ein SPI von 0,9 bedeutet, dass das Projekt nur zu 90 % des Geplanten erreicht ist.
Schätzung bei Fertigstellung (EAC)	EAC = BAC / CPI	Prognostizierte Gesamtkosten, wenn die aktuelle Leistung anhält	Wenn BAC 100.000 $ und CPI 0,8 beträgt, ist EAC = 125.000 $ – erwarten Sie eine 25%ige Überschreitung.

Variance Analysis

Kostenabweichung (CV)

CV = EV - AC

Negativ = Über Budget | Positiv = Unter Budget

Terminabweichung (SV)

SV = EV - PV

Negativ = Hinter dem Zeitplan | Positiv = Vor dem Zeitplan

Fortschritt visualisieren

Burndown-Charts

Verbleibende Arbeit vs. Zeit verfolgen. Hervorragend für die Teammotivation ('bis auf Null abbrennen').

Limitation: Unterscheidet nicht zwischen abgeschlossener Arbeit und hinzugefügtem Umfang. Wenn die Linie abflacht, ist unklar, ob das Team aufgehört hat oder der Umfang gewachsen ist.

Burnup-Charts

Abgeschlossene Arbeit (steigende Linie) im Vergleich zum Gesamtumfang (Deckenlinie) verfolgen.

Advantage: Zeigt Scope Creep explizit an. Wenn die Decke nach oben springt, sehen Stakeholder, dass das Enddatum aufgrund zusätzlicher Arbeit verschoben wurde, nicht wegen langsamer Lieferung.

RAG-Statusberichterstattung

Stakeholder benötigen Vertrauenssignale, keine Datentabellen. RAG bietet eine visuelle Kurzform.

Rot

Kritische Probleme gefährden den Projekterfolg

Sofortiges Eingreifen des Sponsors erforderlich

Gelb

Abweichend vom Plan oder gefährdet, aber Wiederherstellungsplan existiert

Überwachung erforderlich; PM hat einen Minderungsplan

Grün

Verläuft planmäßig

Fortfahren; keine Eskalation erforderlich

Best Practices

•Schwellenwerte objektiv definieren: 'Gelb = Budgetabweichung 5-10%'
•Rot ist kein Scheitern – es ist ein Hilferuf. Frühzeitig kommunizieren.
•Vermeiden Sie 'Wassermelonen-Reporting' (außen grün, innen rot). Es zerstört Vertrauen.
•Schaffen Sie eine Kultur der psychologischen Sicherheit, in der ehrlicher Status belohnt wird.

Projektabschluss & Kontinuierliche Verbesserung

Die Retrospektive (Post-Mortem)

Das Vehikel für kontinuierliche Verbesserung. Muss 'Schuldlos' sein – Fokus auf systemische Prozessfehler, nicht auf individuelle Fehler.

Retrospective Agenda

1Rückblick: Was war das ursprüngliche Ziel?
2Was lief gut? (Erfolge feiern)
3Was lief schief? (Engpässe identifizieren)
4Ursachenanalyse: Nutzen Sie die '5 Warum', um tiefer zu graben
5Aktionspunkte: Verantwortliche zuweisen, um Prozesse für das nächste Mal zu verbessern

Abschluss-Checkliste

Administrative

Verträge abschließen
Lieferanten bezahlen
Dokumentation archivieren
Budget finalisieren

Technical

Zugriff entziehen
Wissenstransfer
Vorlagen aktualisieren

Cultural

Team feiern
Mitwirkende anerkennen
Erkenntnisse teilen

In Remote-Teams kann das 'Ende' antiklimaktisch wirken. Bewusste virtuelle Feiern sind entscheidend für die Moral und den psychologischen Abschluss.

Wichtige Erkenntnisse

EVM integriert Umfang, Zeitplan und Kosten. CPI/SPI unter 1,0 = Probleme; EAC prognostiziert die Endkosten.
Burnup-Charts sind Burndown-Charts überlegen, um den Einfluss von Scope Creep auf Stakeholder zu zeigen.
RAG-Berichte kommunizieren Vertrauen: Grün (im Plan), Gelb (erholt sich), Rot (benötigt Hilfe).
RAG-Schwellenwerte objektiv definieren. Ehrliche Berichterstattung erfordert psychologische Sicherheit.
Die Retrospektive ist der Ort, an dem gelernt wird. Machen Sie sie schuldlos; konzentrieren Sie sich auf Systeme, nicht auf Personen.
Der formale Abschluss umfasst administrative (Verträge), technische (Zugriff) und kulturelle (Feier) Aufgaben.