Dokumentation in Startups

In den frühesten Tagen eines Startups fühlt sich Dokumentation völlig unnötig an – jeder ist im selben Raum, der gemeinsame Kontext ist natürlich hoch, und man kann einfach jemanden fragen, wenn man Informationen benötigt. Warum Zeit mit dem Aufschreiben verschwenden, wenn man Produkte bauen könnte? Aber das ändert sich schneller, als Sie denken, und bis Sie merken, dass Sie Dokumentation benötigen, sind Sie bereits im Rückstand.

Wenn Sie 10 Leute sind, gibt es zu viel, um es in den Köpfen aller zu behalten. Kontext, den frühe Mitarbeiter für selbstverständlich halten, ist für neue Mitarbeiter nicht offensichtlich. Bei 20 Leuten brauchen neue Mitarbeiter ohne Dokumentation Monate, um sich einzuarbeiten, leitende Angestellte verbringen viel Zeit damit, dieselben Fragen wiederholt zu beantworten, und institutionelles Wissen geht jedes Mal verloren, wenn jemand geht.

Dokumentation ist der Weg, wie Sie Wissen über das hinaus skalieren, was mündlich von Person zu Person übertragen werden kann. Sie schafft ein institutionelles Gedächtnis, das auch dann bestehen bleibt, wenn die Personen, die dieses Wissen ursprünglich geschaffen haben, weiterziehen. Sie ermöglicht asynchrone Arbeit, weil Menschen Antworten finden können, ohne Kollegen zu unterbrechen. Sie reduziert Meetings, weil der Kontext aufgeschrieben wird, anstatt wiederholt in synchronen Treffen erklärt zu werden.

Aber Dokumentation hat eine Schattenseite, die Sie verstehen müssen: Veraltete, überholte Dokumentation ist tatsächlich schlimmer als gar keine Dokumentation. Wenn Menschen Dokumenten vertrauen und auf falschen Informationen handeln, treffen sie schlechte Entscheidungen, verschwenden Zeit und verlieren das Vertrauen in das Dokumentationssystem insgesamt. Erfolgreiche Dokumentation erfordert nicht nur das Erstellen von Dokumenten, sondern auch deren aktive Pflege, während sich Ihr Verständnis, Ihre Prozesse und Produkte weiterentwickeln.

Dieser Leitfaden behandelt, wie man Dokumentationspraktiken aufbaut, die echten Wert liefern, ohne zu einer bürokratischen Last zu werden – pragmatische Dokumentation, die Ihnen hilft, schneller voranzukommen, anstatt Sie mit Overhead zu verlangsamen.

Tools und Vorlagen sind wichtig, aber die Kultur bestimmt, ob Dokumentation tatsächlich erstellt und gepflegt wird. Sie können die beste Dokumentationsplattform der Welt haben und trotzdem leere Wikis erhalten, wenn Dokumentation nicht geschätzt und praktiziert wird.

Dokumentationskultur beginnt mit der Führung. Wenn Gründer und Führungskräfte Dinge aufschreiben, Kontext in Dokumenten teilen und in Diskussionen auf Dokumente verweisen, lernt das Team, dass Dokumentation geschätzt und erwartet wird. Wenn Führungskräfte mündlich kommunizieren und nie dokumentieren, wird das zur kulturellen Norm.

Machen Sie Dokumentation zu einem Teil der Definition von 'erledigt'. Eine Funktion ist erst dann ausgeliefert, wenn sie dokumentiert ist. Eine Entscheidung ist erst dann getroffen, wenn die Begründung festgehalten ist. Ein Meeting hat nicht stattgefunden, wenn es keine Notizen gibt. Das klingt schwer, wird aber mit der Übung natürlich.

Feiern Sie gute Dokumentation. Wenn jemand ein großartiges Dokument schreibt, das anderen Zeit spart, würdigen Sie es öffentlich. Wenn neue Mitarbeiter schnell einsatzbereit sind, weil Dokumentation gut ist, würdigen Sie die Autoren der Dokumente. Positive Verstärkung prägt das Verhalten.